Obowiązkowe e-faktury od lipca 2024 - KSeF i nowe zasady

Obowiązkowe e-faktury od lipca 2024 - KSeF i nowe zasady

Połowa 2024 roku przynosi przedsiębiorcom fundamentalne zmiany w obszarze fakturowania elektronicznego. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz obowiązku stosowania ustrukturyzowanych e-faktur stanowi prawdziwą rewolucję w organizacji pracy firm i biur rachunkowych. Te przełomowe regulacje wymagają od przedsiębiorców nie tylko zrozumienia nowych przepisów, ale także odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technologicznego.

Zmiany dotyczące elektronicznego fakturowania nie są jedynie techniczn modyfikacją dotychczasowych procesów. Stanowią one kompleksową transformację sposobu dokumentowania transakcji gospodarczych, która wpłynie na codzienne funkcjonowanie wszystkich podmiotów gospodarczych w Polsce. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na wdrożenie nowych procedur, które będą obowiązywać w ramach KSeF od lipca 2024 roku.

Skuteczne wdrożenie nowych regulacji wymaga etapowego podejścia i systematycznego przygotowania. Przedsiębiorcy, którzy rozpoczną przygotowania już teraz, unikną problemów związanych z nieprawidłowościami wynikającymi z wejścia w życie KSeF. Biura rachunkowe w szczególności muszą przygotować się na znaczące zmiany w organizacji dotychczasowej pracy i obsłudze swoich klientów.

Czym są ustrukturyzowane e-faktury i jak różnią się od tradycyjnych faktur elektronicznych

Ustrukturyzowana e-faktura stanowi nową formę dokumentu księgowego, która znacząco różni się od dotychczas stosowanych faktur elektronicznych. Podstawowa różnica polega na sposobie kodowania i przechowywania informacji zawartych w dokumencie. Podczas gdy tradycyjne faktury elektroniczne były zazwyczaj plikami PDF lub innymi formatami graficznymi, ustrukturyzowane e-faktury zawierają dane w postaci uporządkowanej struktury danych.

Struktura ustrukturyzowanej e-faktury opiera się na standardowych formatach wymiany danych, które umożliwiają automatyczne przetwarzanie informacji przez systemy informatyczne. Każdy element faktury, od danych kontrahenta po pozycje towarowe, jest zakodowany w sposób umożliwiający bezpośrednie odczytanie przez oprogramowanie księgowe bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

Kluczową zaletą ustrukturyzowanych e-faktur jest eliminacja błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Automatyczne przetwarzanie informacji zawartych w fakturze znacznie przyspiesza procesy księgowe i redukuje ryzyko pomyłek. Dodatkowo, standaryzacja formatu ułatwia wymianę dokumentów między różnymi systemami informatycznymi.

Proces wystawiania ustrukturyzowanej e-faktury wymaga użycia odpowiedniego oprogramowania, które jest w stanie generować dokumenty w wymaganym formacie. Systemy księgowe muszą zostać zaktualizowane lub wymienione na takie, które obsługują nowe standardy fakturowania elektronicznego zgodne z wymaganiami KSeF.

Przyjmowanie ustrukturyzowanych e-faktur również wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego. Przedsiębiorcy muszą zapewnić, że ich systemy informatyczne są w stanie odczytać i przetworzyć otrzymane dokumenty w nowym formacie. To oznacza konieczność inwestycji w aktualizację lub wymianę oprogramowania księgowego.

Krajowy System e-Faktur - funkcjonowanie i korzyści

Krajowy System e-Faktur stanowi centralną platformę umożliwiającą wymianę ustrukturyzowanych e-faktur między przedsiębiorcami. System ten działa jako pośrednik w procesie wystawiania, przesyłania i odbierania faktur elektronicznych, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i wiarygodność wymienianych dokumentów.

Funkcjonowanie KSeF opiera się na zasadzie centralnego rejestru, w którym przechowywane są wszystkie faktury elektroniczne wystawiane przez uczestników systemu. Każda faktura otrzymuje unikalny identyfikator, który pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu w całym systemie. Przedsibiorcy uzyskują dostęp do systemu poprzez dedykowane interfejsy programistyczne lub aplikacje webowe.

Główne korzyści wynikające z funkcjonowania KSeF obejmują przede wszystkim automatyzację procesów związanych z fakturowaniem. Przedsiębiorcy mogą zautomatyzować nie tylko wystawianie faktur, ale także ich odbieranie i księgowanie. System eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, co znacząco przyspiesza procesy administracyjne.

Bezpieczeństwo wymiany dokumentów stanowi kolejną istotną korzyść KSeF. System zapewnia szyfrowanie przesyłanych danych oraz ich integralność podczas przechowywania. Dodatkowo, centralne przechowywanie faktur eliminuje ryzyko utraty dokumentów i zapewnia ich dostępność przez wymagany prawem okres archiwizacji.

Korzyści dla administracji publicznej obejmują możliwość lepszego monitorowania obrotów gospodarczych i zwiększenia skuteczności poboru podatków. System umożliwia automatyczne analizy transakcji i identyfikację nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych.

Wpływ KSeF na dotychczasowe metody fakturowania

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie miało znaczący wpływ na dotychczasowe metody fakturowania stosowane przez polskich przedsiębiorców. System ten nie zastąpi całkowicie faktur papierowych w pierwszym etapie wdrażania, ale znacząco ograniczy ich stosowanie w transakcjach między przedsiębiorcami.

Faktury papierowe nadal będą mogły być stosowane w określonych sytuacjach, szczególnie w transakcjach z konsumentami indywidualnymi. Jednak w obrocie B2B między przedsiębiorcami dominować będą ustrukturyzowane e-faktury przesyłane przez KSeF. To oznacza konieczność reorganizacji procesów księgowych w większości firm.

Technologia OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) używana obecnie do automatyzacji przetwarzania faktur papierowych straci znacznie na znaczeniu. Ustrukturyzowane e-faktury zawierają dane w postaci już gotowej do automatycznego przetwarzania, co eliminuje konieczność stosowania technologii rozpoznawania tekstu z obrazów.

Biura rachunkowe muszą przygotować się na fundamentalne zmiany w organizacji pracy. Dotychczasowe procesy oparte na ręcznym wprowadzaniu danych z faktur papierowych lub skanowanych dokumentów będą zastąpione automatycznym importem danych z KSeF. To wymaga inwestycji w nowe oprogramowanie i przeszkolenie personelu.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą będą musieli dostosować swoje systemy informatyczne do współpracy z KSeF. Oznacza to konieczność aktualizacji lub wymiany oprogramowania księgowego na takie, które obsługuje wymagane standardy ustrukturyzowanych e-faktur.

Procedura przystąpienia do KSeF

Proces przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga wykonania szeregu czynności przygotowawczych i formalnych. Przedsiębiorcy muszą zaplanować ten proces z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów związanych z wejściem w życie nowych obowiązków.

Przygotowanie do uczestnictwa w KSeF rozpoczyna się od analizy aktualnie stosowanych systemów informatycznych i procesów księgowych. Przedsiębiorcy muszą ocenić, czy ich obecne oprogramowanie jest kompatybilne z wymaganiami KSeF lub czy konieczna będzie aktualizacja bądź wymiana systemu.

1. Przeprowadź audyt aktualnych systemów informatycznych i procesów księgowych
2. Sprawdź kompatybilność obecnego oprogramowania z wymaganiami KSeF
3. Wybierz odpowiednie rozwiązanie techniczne do obsługi ustrukturyzowanych e-faktur
4. Przygotuj niezbędną dokumentację i dane dostępowe do systemu
5. Przeprowadź testy integracji z KSeF w środowisku testowym
6. Przeszkol personel odpowiedzialny za obsługę fakturowania elektronicznego
7. Uruchom system produkcyjny i rozpocznij wystawianie e-faktur przez KSeF

Wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania księgowego stanowi kluczowy element procesu przygotowań. System musi oferować pełną integrację z KSeF oraz możliwość wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur zgodnie z obowiązującymi standardami. Ważne jest również zapewnienie odpowiedniego wsparcia technicznego podczas wdrażania.

Testowanie systemu w środowisku testowym przed uruchomieniem produkcyjnym pozwala na identyfikację i rozwiązanie potencjalnych problemów. Przedsiębiorcy powinni przeprowadzić kompleksowe testy obejmujące wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych przez KSeF.

Szkolenie personelu stanowi równie istotny element procesu wdrażania. Pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie i księgowość muszą poznać nowe procedury i nauczyć się obsługi zaktualizowanych systemów informatycznych.

Obowiązki biur rachunkowych w zakresie KSeF

Biura rachunkowe stoją przed szczególnie dużymi wyzwaniami związanymi z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Ze względu na obsługę wielu klientów jednocześnie, muszą one przygotować się na kompleksową reorganizację procesów pracy i znaczące inwestycje w nowe technologie.

Podstawowym obowiązkiem biur rachunkowych będzie zapewnienie swoim klientom możliwości uczestnictwa w KSeF. Oznacza to konieczność wdrożenia systemów informatycznych umożliwiających obsługę ustrukturyzowanych e-faktur dla wszystkich obsługiwanych przedsiębiorców. Biura muszą także zapewnić odpowiednie przeszkolenie swoich pracowników.

Odpowiedzialność biur rachunkowych obejmuje również doradztwo dla klientów w zakresie wyboru odpowiednich rozwiązań technicznych. Biura muszą pomóc swoim klientom w ocenie potrzeb związanych z KSeF i doborze właściwego oprogramowania księgowego. To wymaga od pracowników biur pogłębionej wiedzy na temat różnych dostępnych rozwiązań.

Organizacja pracy w biurach rachunkowych ulegnie znaczącej zmianie. Dotychczasowe procesy oparte na ręcznym wprowadzaniu danych z faktur papierowych będą zastąpione automatycznym importem danych z KSeF. Biura muszą przygotować nowe procedury kontroli i weryfikacji automatycznie importowanych danych.

Biura rachunkowe będą także odpowiedzialne za zapewnienie ciągłości obsługi swoich klientów podczas okresu przejściowego. Muszą one opracować plany wdrożenia, które minimalizują ryzyko zakłóceń w bieżącej obsłudze księgowej klientów.

Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej

Wystawianie ustrukturyzowanej e-faktury różni się znacząco od tradycyjnego procesu tworzenia faktur papierowych lub elektronicznych w formacie PDF. Nowy proces wymaga użycia oprogramowania, które generuje faktury w odpowiednim formacie strukturalnym zgodnym z wymaganiami KSeF.

Pierwszym krokiem w procesie wystawiania ustrukturyzowanej e-faktury jest wprowadzenie wszystkich wymaganych danych do systemu informatycznego. System musi zawierać kompletne informacje o wystawcy, odbiorcy, sprzedawanych towarach lub usługach oraz wszystkich elementach podatkowych wymaganych prawem.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy chce wystawić fakturę za sprzedaż elektroniki. Wprowadza do systemu dane kupującego, szczegóły zamówionych produktów oraz stawki VAT. System automatycznie generuje ustrukturyzowaną e-fakturę i przesyła ją przez KSeF do odbiorcy, który otrzymuje dokument gotowy do automatycznego zaksięgowania.

System automatycznie formatuje wprowadzone dane zgodnie ze standardami obowiązującymi w KSeF i nadaje fakturze unikalny identyfikator. Następnie dokument jest przesyłany przez Krajowy System e-Faktur do odbiorcy, który otrzymuje powiadomienie o nowej fakturze w swoim systemie.

Odbiorca faktury może automatycznie zaimportować otrzymany dokument do swojego systemu księgowego bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Wszystkie informacje zawarte w ustrukturyzowanej e-fakturze są automatycznie rozpoznawane i przypisywane do odpowiednich kont księgowych.

Proces ten znacząco przyspiesza obiegi dokumentów między przedsiębiorcami i eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych. Automatyzacja obejmuje również kontrole formalne dokumentu, które są wykonywane przez KSeF przed przyjęciem faktury do systemu.

Zasady archiwizacji i przechowywania elektronicznych faktur

Elektroniczne fakturowanie wprowadza nowe zasady dotyczące archivizacji i przechowywania dokumentów księgowych. Krajowy System e-Faktur zapewnia centralne przechowywanie wszystkich ustrukturyzowanych e-faktur, ale przedsiębiorcy nadal mają określone obowiązki związane z archivizacją dokumentów.

Okres przechowywania elektronicznych faktur jest taki sam jak w przypadku dokumentów papierowych i wynosi co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W niektórych przypadkach, związanych z kontrolami podatkowymi lub postępowaniami administracyjnymi, okres ten może zostać wydłużony.

Przedsiębiorcy muszą zapewnić, że przechowywane elektroniczne faktury pozostają czytelne i dostępne przez cały wymagany okres archivizacji. Oznacza to konieczność utrzymania kompatybilności systemów informatycznych z formatami używanymi do przechowywania dokumentów oraz zapewnienia odpowiednich kopii zapasowych.

Dostęp do zarchivizowanych elektronicznych faktur musi być zapewniony podczas kontroli podatkowych i innych postępowań administracyjnych. Przedsiębiorcy muszą być w stanie udostępnić dokumenty w czytelnej formie inspektorom kontrolującym w rozsądnym czasie.

Systemy archivizacji muszą zapewniać integralność przechowywanych dokumentów i zabezpieczać je przed nieautoryzowanymi zmianami. Elektroniczne faktury nie mogą być modyfikowane po wystawieniu, a wszelkie korekty muszą być dokonywane poprzez wystawienie dokumentów korygujących.

Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Sektor zamówień publicznych podlega szczególnym regulacjom dotyczącym elektronicznego fakturowania. Podstawy prawne elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych wynikają z implementacji dyrektywy europejskiej oraz krajowych przepisów regulujących funkcjonowanie administracji publicznej.

Instytucje publiczne są zobowiązane do przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych od swoich dostawców. Obowiązek ten obejmuje wszystkie podmioty sektora finansów publicznych, w tym urzędy administracji centralnej i samorządowej, szkoły, szpitale oraz inne jednostki finansowane ze środków publicznych.

Standardy techniczne stosowane w zamówieniach publicznych są zgodne z europejskimi normami elektronicznego fakturowania. Faktury muszą być wystawiane w formatach UBL lub CII, które zapewniają interoperacyjność między różnymi systemami informatycznymi używanymi przez instytucje publiczne.

Dostawcy realizujący zamówienia publiczne muszą przygotować się na wystawianie elektronicznych faktur zgodnie z wymaganiami zamawiających. Oznacza to konieczność dostosowania systemów informatycznych do obsługi wymaganych formatów i procedur przesyłania dokumentów.

Proces implementacji elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych przebiega etapowo. Największe instytucje już wdrożyły odpowiednie systemy, podczas gdy mniejsze podmioty mają więcej czasu na przygotowanie się do pełnego wdrożenia nowych procedur.

• Wszystkie instytucje publiczne muszą przyjmować e-faktury od dostawców
• Faktury muszą być wystawiane w standardowych formatach UBL lub CII
• Dostawcy muszą dostosować systemy do wymagań zamawiających
• Wdrożenie przebiega etapowo w zależności od wielkości instytucji
• System zapewnia automatyczne przetwarzanie i archivizację dokumentów

Obowiązek przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych

Określenie podmiotów objętych obowiązkiem przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych stanowi kluczowy element nowych regulacji. Obowiązek ten nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców jednocześnie, ale jest wprowadzany etapowo w zależności od charakteru i wielkości prowadzonej działalności gospodarczej.

W pierwszej kolejności obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych e-faktur obejmuje największych podatników oraz podmioty o szczególnym znaczeniu gospodarczym. Następnie regulacje będą rozszerzone na kolejne grupy przedsiębiorców zgodnie z harmonogramem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur.

Średnie przedsiębiorstwo produkcyjne otrzymuje informację o konieczności przyjmowania e-faktur od swoich dostawców. Firma musi zaktualizować swój system księgowy, przeszkolić pracowników działu finansowego i ustali nowe procedury obiegu dokumentów. Po wdrożeniu systemu faktury są automatycznie importowane i księgowane bez ręcznej interwencji.

Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem muszą zapewnić, że ich systemy informatyczne są w stanie odbierać, przetwarzać i archiwizować elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Oznacza to konieczność inwestycji w odpowiednie oprogramowanie księgowe lub aktualizację istniejących systemów.

Szczególnie istotne jest przygotowanie procedur kontroli i weryfikacji automatycznie importowanych danych. Mimo automatyzacji procesu, przedsiębiorcy zachowują odpowiedzialność za prawidłowość księgowania otrzymanych faktur i zgodność z wymogami podatkowymi.

Firmy, które nie przygotują się odpowiednio do odbioru elektronicznych faktur, mogą napotkać problemy w rozliczeniach z kontrahentami. Opóźnienia w procesowaniu faktur mogą wpłynąć na terminowość płatności i relacje handlowe.

Najczęstsze pytania

Nie, wdrożenie KSeF będzie odbywać się etapami. W pierwszej kolejności obowiązek obejmie największych podatników i podmioty o szczególnym znaczeniu gospodarczym. Pozostali przedsiębiorcy będą włączani do systemu zgodnie z harmonogramem, który uwzględnia wielkość firmy i charakter prowadzonej działalności.

KSeF nie eliminuje całkowicie faktur papierowych, szczególnie w transakcjach z konsumentami indywidualnymi. Jednak w obrocie między przedsiębiorcami dominować będą ustrukturyzowane e-faktury przesyłane przez system. Faktury papierowe nadal będą dozwolone w określonych sytuacjach, ale ich znaczenie znacznie się zmniejszy.

Główne koszty obejmują aktualizację lub wymianę oprogramowania księgowego na systemy kompatybilne z KSeF, szkolenia pracowników oraz ewentualne usługi doradcze podczas wdrażania. Same opłaty za korzystanie z KSeF nie zostały jeszcze szczegółowo określone w przepisach.

Tak, biura rachunkowe będą mogły obsługiwać KSeF w imieniu swoich klientów, podobnie jak obecnie obsługują inne obowiązki podatkowe. Wymaga to jednak odpowiedniego umocowania prawnego i wdrożenia systemów informatycznych umożliwiających obsługę ustrukturyzowanych e-faktur dla wszystkich klientów.

Firmy nieprzygotowane do KSeF mogą napotkać problemy z wystawianiem i odbieraniem faktur elektronicznych, co wpłynie na ich rozliczenia z kontrahentami. Może to skutkować opóźnieniami w płatnościach, problemami z rozliczeniami podatkowymi oraz trudnościami w prowadzeniu bieżącej działalności gospodarczej.

Obowiązek wdrożenia KSeF będzie dotyczył różnych grup przedsiębiorców zgodnie z ustalonym harmonogramem. Małe firmy jednoosobowe prawdopodobnie będą włączane do systemu w późniejszych etapach, ale ostateczny harmonogram zależy od szczegółowych przepisów wykonawczych, które będą publikowane przez ministerstwo finansów.