Nadpłata składki zdrowotnej w kosztach podatkowych 2024

Składki zdrowotne zapłacone przez przedsiębiorców w 2024 roku podlegają rocznemu rozliczeniu, które nastąpi w 2025 roku. W wyniku tego rozliczenia może wystąpić zarówno niedopłata, jak i nadpłata składki zdrowotnej. Szczególnie istotne jest właściwe potraktowanie nadpłaty w kontekście kosztów podatkowych, ponieważ skutki będą różne w zależności od wybranej formy opodatkowania. Przedsiębiorcy opodatkowani podatkiem liniowym oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych muszą stosować odmienne zasady rozliczania nadpłaconych składek zdrowotnych.

Procedura rozliczenia rocznego składek zdrowotnych

Rozliczenie roczne składek zdrowotnych stanowi obowiązek każdego przedsiębiorcy, który w 2024 roku opłacał składki od prowadzonej działalności gospodarczej. Proces ten realizowany jest poprzez złożenie zbiorczej deklaracji ZUS DRA do 20 maja 2025 roku. W tym samym terminie przedsiębiorcy mają obowiązek uregulowania ewentualnej niedopłaty składek, która może wynikać z różnicy między faktycznym dochodem a prognozowanymi wpływami.

Nadpłata składki zdrowotnej może powstać w sytuacji, gdy przedsiębiorca w trakcie roku opłacał składki od wyższych dochodów niż te faktycznie osiągnięte. Zgodnie z przepisami ustawy, w przypadku wystąpienia nadpłaty przedsiębiorca może wystąpić o jej zwrot na podstawie wniosku przygotowanego przez ZUS. Wniosek ten musi zostać złożony do 2 czerwca 2025 roku, czyli w terminie późniejszym niż termin składania deklaracji rocznej.

ZUS dokonuje zwrotu nadpłaty pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika składek. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, kwota zwrotu zostaje automatycznie zaliczona na poczet tych zaległości. Oznacza to, że rzeczywisty zwrot środków na rachunek bankowy przedsiębiorcy nastąpi tylko wówczas, gdy jego konto w ZUS nie wykazuje żadnych zadłużeń.

Zasady zwrotu i zaliczania nadpłaty składek

Procedura postępowania z nadpłaconymi składkami zdrowotnymi przewiduje dwie podstawowe możliwości. Pierwszą z nich jest zwrot środków na wniosek przedsiębiorcy, drugą zaś zaliczenie nadpłaty na poczet zaległości lub bieżących składek. Wybór konkretnej opcji zależy zarówno od decyzji przedsiębiorcy, jak i od stanu jego rozliczeń z ZUS.

W przypadku niezłożenia wniosku o zwrot w wymaganym terminie, przy jednoczesnym braku zaległości na koncie płatnika, kwota nadpłaty zostaje automatycznie zaliczona na poczet zaległych lub bieżących składek. Rozwiązanie to ma charakter praktyczny, ponieważ pozwala uniknąć skomplikowanych procedur zwrotu i ponownego opłacania składek w kolejnych okresach.

Przedsiębiorcy powinni również pamiętać, że nadpłacone składki zdrowotne mogą być wykorzystane do regulowania nie tylko składek zdrowotnych za kolejne okresy, ale także innych należności wobec ZUS. Dotyczy to zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, jak i ewentualnych kar lub odsetek naliczonych z tytułu nieterminowych wpłat.

Składka zdrowotna w kosztach podatkowych

Kluczowe znaczenie dla właściwego rozliczenia nadpłaty składki zdrowotnej ma zrozumienie zasad jej ujmowania w kosztach podatkowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o PIT, składki na ubezpieczenie zdrowotne nie są uznawane za koszt uzyskania przychodów, z wyjątkiem składek zapłaconych w roku podatkowym z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej zgodnie z art. 30c oraz za osoby współpracujące z podatnikiem opodatkowanym w sposób określony w tym artykule.

Oznacza to, że możliwość zaliczenia składki zdrowotnej do kosztów podatkowych przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom, którzy wybrali jako formę opodatkowania podatek liniowy w wysokości 19%. Dla tej grupy podatników składka zdrowotna może stanowić koszt podatkowy, jednak z ograniczeniem kwotowym wynoszącym w 2024 roku 11 600 zł, a w 2025 roku 12 900 zł.

Dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej, składka zdrowotna nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. W konsekwencji zwrot nadpłaconych składek zdrowotnych dla tej grupy podatników jest zdarzeniem neutralnym podatkowo i nie wymaga żadnych korekt w rozliczeniach podatkowych.

Korekta kosztów przy zwrocie składki zdrowotnej

Przedsiębiorcy opodatkowani podatkiem liniowym, którzy ujęli składkę zdrowotną w kosztach podatkowych i następnie otrzymali zwrot nadpłaty, muszą dokonać stosownej korekty kosztów. Zasady tej korekty wynikają z art. 22 ust. 7c-7f ustawy PIT i różnią się w zależności od przyczyny powstania nadpłaty.

Jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się bieżąco, czyli w roku otrzymania zwrotu. Natomiast gdy przyczyną nadpłaty jest błąd rachunkowy lub oczywista omyłka, korekty należy dokonać w okresie rozliczeniowym, w którym pierwotnie ujęto koszt podatkowy.

1. Zidentyfikuj przyczynę powstania nadpłaty składki zdrowotnej
2. Ustal czy nadpłata wynika z błędu rachunkowego czy innych przyczyn
3. Wybierz właściwą metodę korekty kosztów zgodnie z przepisami
4. Dokonaj korekty w odpowiednim okresie rozliczeniowym
5. Zaktualizuj dokumentację księgową i podatkową

Przykładowo, przedsiębiorca opodatkowany podatkiem liniowym, który omyłkowo nadpłacił składkę zdrowotną w 2024 roku i ujął ją w kosztach, a następnie otrzymał zwrot w 2025 roku, powinien dokonać korekty kosztu za 2024 rok. Jest to konsekwencją faktu, że w sytuacji błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki należy dokonać wstecznej korekty kosztów.

Alternatywne rozliczenie składki zdrowotnej

Podatnicy opodatkowani podatkiem liniowym mają również możliwość odliczenia składki zdrowotnej od dochodu zamiast ujmowania jej w kosztach uzyskania przychodów. W przypadku wyboru tej opcji, skutki podatkowe zwrotu nadpłaconych składek będą odmienne niż przy zaliczaniu do kosztów.

W sytuacji otrzymania zwrotu na skutek powstałej nadpłaty, podatnik który odliczał składkę od dochodu, powiększa dochód do opodatkowania w zeznaniu podatkowym za rok otrzymania zwrotu. Oznacza to, że zwrócona kwota staje się dodatkowym dochodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem liniowym w wysokości 19%.

Przedsiębiorca opodatkowany podatkiem liniowym w 2024 roku odliczył od dochodu składki zdrowotne w wysokości 8 000 zł. W 2025 roku otrzymał zwrot nadpłaty w kwocie 1 500 zł. W zeznaniu podatkowym za 2025 rok musi powiększyć dochód o otrzymaną kwotę zwrotu, co skutkuje dodatkowym podatkiem w wysokości 285 zł (1 500 zł × 19%).

Wybór między ujmowaniem składki w kosztach a odliczaniem od dochodu powinien być przemyślany, szczególnie w kontekście możliwości wystąpienia nadpłaty. Oba rozwiązania mają identyczny wpływ na wysokość podatku do zapłaty, jednak różnią się sposobem rozliczenia ewentualnego zwrotu nadpłaty.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają odrębnym zasadom w zakresie rozliczania składek zdrowotnych. W tej formie opodatkowania nie występuje kategoria kosztów uzyskania przychodów, w związku z czym składka zdrowotna nie może być traktowana jako koszt podatkowy.

Zgodnie z art. 11 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku przychody mogą być pomniejszone o 50% składek na ubezpieczenie zdrowotne zapłaconych w roku podatkowym z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej w formie ryczałtu oraz za osoby współpracujące, pod warunkiem że składki te nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

W przypadku otrzymania zwrotu nadpłaconych składek, podatnik ryczałtu ma obowiązek skorygowania swojego rozliczenia. Zgodnie z art. 21 ust. 2a ustawy o zryczałtowanym podatku, jeżeli podatnik dokonał odliczeń od przychodu, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot, w zeznaniu podatkowym za rok otrzymania zwrotu musi doliczyć odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Zmiana formy opodatkowania a rozliczenie nadpłaty

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których przedsiębiorca zmienia formę opodatkowania między rokiem, w którym zapłacił składki, a rokiem, w którym otrzymuje zwrot nadpłaty. Takie okoliczności wymagają zastosowania specjalnych zasad rozliczania, które uwzględniają różnice między systemami podatkowymi.

W przypadku gdy przedsiębiorca w 2024 roku był opodatkowany podatkiem liniowym i zaliczał składki zdrowotne do kosztów, a w 2025 roku zmienił formę opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, właściwym działaniem będzie korekta kosztu za 2024 rok. Oznacza to, że mimo zmiany formy opodatkowania, korekta następuje według zasad obowiązujących w roku, w którym pierwotnie ujęto składki w kosztach.

Analogiczna sytuacja wystąpi w przypadku odwrotnej zmiany, czyli przejścia z ryczałtu na podatek liniowy. Jeśli przedsiębiorca w 2024 roku był na ryczałcie i odliczał składki od przychodów, a w 2025 roku przeszedł na podatek liniowy, zwrot nadpłaty rozlicza według zasad ryczałtu, czyli poprzez doliczenie do przychodów w zeznaniu za 2025 rok.

Nadpłata niezwrócona a koszty podatkowe

Istotną kwestią jest również sytuacja, w której nadpłata składek zdrowotnych nie podlega zwrotowi, lecz zostaje zaliczona na poczet przyszłych należności. W takich okolicznościach powstaje pytanie o wpływ tej sytuacji na koszty podatkowe i konieczność ich ewentualnej korekty.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 58 ustawy PIT, kosztem są składki zdrowotne zapłacone w roku podatkowym. Warunek faktycznej zapłaty w danym roku determinuje możliwość przypisania składek do kosztów podatkowych tego właśnie roku podatkowego. Oznacza to, że nadpłata, która nie podlega zwrotowi, nie generuje konieczności korekty kosztów.

• Nadpłacone składki pozostają kosztem podatkowym w roku zapłaty
• Zaliczenie nadpłaty na przyszłe należności nie wymaga korekty kosztów
• Koszt podatkowy przypisuje się do roku faktycznego poniesienia wydatku
• Regulowanie przyszłych składek z nadpłaty nie tworzy nowego kosztu
• Zasada ta obowiązuje niezależnie od formy opodatkowania

Przykładowo, jeżeli w 2025 roku stwierdzono u przedsiębiorcy opodatkowanego podatkiem liniowym nadpłatę składek za 2024 rok, a przedsiębiorca nie wnioskuje o zwrot, całość składek pozostaje kosztem w 2024 roku. Nawet jeżeli z nadpłaty regulowane są należności za 2025 rok, koszt podatkowy przypisuje się wyłącznie do roku, w którym doszło do faktycznego opłacenia składek zdrowotnych.

Praktyczne aspekty rozliczenia nadpłaty

W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy powinni uwzględnić kilka istotnych aspektów związanych z rozliczeniem nadpłaconych składek zdrowotnych. Pierwszym z nich jest właściwe planowanie przepływów finansowych, szczególnie w kontekście możliwości wystąpienia nadpłaty i jej wpływu na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o terminach związanych z rozliczeniem rocznym składek zdrowotnych oraz o konieczności podjęcia decyzji dotyczącej sposobu wykorzystania ewentualnej nadpłaty. Wybór między zwrotem a zaliczeniem na poczet przyszłych składek powinien uwzględniać zarówno bieżące potrzeby finansowe, jak i planowane dochody w kolejnych okresach.

Przedsiębiorca prowadzący działalność sezonową, który w 2024 roku osiągnął niższe dochody niż planowane, może mieć nadpłatę składek zdrowotnych. Jeśli planuje rozwój działalności w 2025 roku i wyższe dochody, zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych składek może być korzystniejsze niż zwrot, który wiązałby się z koniecznością ponownego opłacania wyższych składek.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumentowanie wszystkich operacji związanych z rozliczeniem składek zdrowotnych. Właściwa dokumentacja jest niezbędna zarówno dla celów księgowych, jak i w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. Przedsiębiorcy powinni zachować kopie wszystkich deklaracji, wniosków oraz korespondencji z ZUS.

Najczęstsze pytania

Nie, możliwość ujęcia składki zdrowotnej w kosztach podatkowych przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom opodatkowanym podatkiem liniowym zgodnie z art. 30c ustawy PIT. Dla przedsiębiorców na skali podatkowej składka zdrowotna nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, więc jej nadpłata nie wpływa na rozliczenia podatkowe.

Wniosek o zwrot nadpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok można złożyć do 2 czerwca 2025 roku. Wniosek składa się wyłącznie w formie elektronicznej, wykorzystując wzór przygotowany przez ZUS. Po tym terminie nadpłata zostanie automatycznie zaliczona na poczet przyszłych składek.

Przy zmianie formy opodatkowania korekta nadpłaty następuje według zasad obowiązujących w roku, w którym składki zostały pierwotnie zapłacone i ujęte w rozliczeniu. Jeśli w 2024 roku przedsiębiorca był na podatku liniowym, a w 2025 przeszedł na ryczałt, korekta następuje według zasad podatku liniowego.

Nie, nadpłata składek zdrowotnych niezwrócona podatnikowi i zaliczona na poczet przyszłych należności nie wymaga korekty kosztów podatkowych. Składki pozostają kosztem w roku faktycznego poniesienia wydatku, niezależnie od ich późniejszego wykorzystania na pokrycie przyszłych należności.

Dla przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem liniowym limit odliczenia składek zdrowotnych wynosi 11 600 zł w 2024 roku i 12 900 zł w 2025 roku. Limit obejmuje składki za przedsiębiorcę oraz osoby współpracujące i dotyczy łącznej wysokości składek zaliczonych do kosztów lub odliczonych od dochodu.