Elektroniczne sprawozdanie finansowe za 2024 - wymogi i zasady

Koniec roku kalendarzowego oznacza dla większości jednostek gospodarczych zamknięcie roku obrotowego i konieczność przygotowania dokumentacji finansowej. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe muszą rozpocząć przygotowania do sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok. Proces ten wymaga znajomości aktualnych przepisów, terminów oraz wymagań technicznych dotyczących elektronicznej formy dokumentów.

Sprawozdanie finansowe stanowi kluczowy dokument prezentujący sytuację finansową jednostki oraz wyniki jej działalności w minionym roku obrotowym. Dla jednostek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego obowiązują szczególne wymagania dotyczące formy elektronicznej oraz struktury logicznej dokumentów. Przygotowanie prawidłowego sprawozdania wymaga nie tylko znajomości przepisów rachunkowości, ale także umiejętności technicznych związanych z generowaniem plików w odpowiednim formacie.

Terminy sporządzenia sprawozdania finansowego za 2024 rok

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inne dni bilansowe, stosując odpowiednie zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Księgi rachunkowe zamyka się szczególnie na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia.

Termin sporządzenia sprawozdania finansowego ma kluczowe znaczenie dla dalszych procedur związanych z jego zatwierdzaniem i składaniem. Przekroczenie terminu może skutkować naruszeniem obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości oraz potencjalnymi konsekwencjami prawnymi dla kierownika jednostki.

Planowanie procesu sporządzania sprawozdania finansowego powinno uwzględniać czas potrzebny na zebranie wszystkich niezbędnych danych, przeprowadzenie inwentaryzacji, dokonanie wyceny składników majątkowych oraz przygotowanie dokumentacji w odpowiednim formacie elektronicznym. Szczególną uwagę należy zwrócić na konieczność dostosowania się do nowych struktur logicznych wprowadzonych przez Ministerstwo Finansów.

Wymagania dotyczące formatu elektronicznego

Ustawa o rachunkowości jednoznacznie określa, że sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Aktualnie jest to jedyna dopuszczalna wersja sporządzenia sprawozdania finansowego przez jednostki prowadzące księgi rachunkowe - nie ma możliwości sporządzenia sprawozdania w wersji papierowej.

Oznacza to fundamentalną zmianę w podejściu do dokumentacji finansowej. Wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzane w postaci pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego oraz podpisać elektronicznie przy użyciu jednej z dostępnych metod uwierzytelniania.

Format XML to specjalny rodzaj pliku tekstowego zawierającego uporządkowane dane opisywane znacznikami. Struktura tego pliku musi być dodatkowo zgodna ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu. Ministerstwo Finansów regularnie udostępnia aktualne struktury logiczne sprawozdań finansowych, które stanowią podstawę do prawidłowego przygotowania dokumentacji.

Struktura i elementy sprawozdania finansowego

Plik XML zawierający sprawozdanie finansowe musi obejmować wszystkie wymagane elementy określone przepisami ustawy o rachunkowości. Kompletne sprawozdanie finansowe składa się z trzech podstawowych części, które muszą być zawarte w jednym pliku.

Elementy sprawozdania finansowego obejmują:

1. Bilans prezentujący stan aktywów i pasywów na dzień bilansowy
2. Rachunek zysków i strat pokazujący wyniki działalności za okres sprawozdawczy
3. Informację dodatkową zawierającą szczegółowe objaśnienia i uzupełnienia

Każdy z tych elementów musi być przygotowany zgodnie z odpowiednimi załącznikami do ustawy o rachunkowości oraz uwzględniać specyfikę działalności jednostki. Struktura logiczna pliku XML musi odpowiadać schematom opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, w przeciwnym razie plik nie zostanie przyjęty przez system.

Przygotowanie sprawozdania w odpowiednim formacie wymaga wykorzystania specjalistycznego oprogramowania księgowego lub narzędzi umożliwiających generowanie plików XML zgodnych z wymaganymi schematami. Jednostki muszą upewnić się, że wykorzystywane przez nie systemy zostały zaktualizowane do najnowszych wersji struktur logicznych.

Nowe struktury logiczne dla sprawozdań za 2024 rok

Ministerstwo Finansów opublikowało nowe struktury logiczne sprawozdań finansowych, które mają zastosowanie do sprawozdań sporządzanych za lata obrotowe rozpoczęte 1 stycznia 2024 roku albo później. Zmiany wynikają z potrzeby dostosowania schematów do warunków biznesowych i uwarunkowań prawnych związanych z funkcjonowaniem systemu e-Sprawozdań finansowych.

Konieczność wprowadzenia zmian wynika także z dostosowania do zmian wynikających z nowego projektu ustawy, który wpływa na strukturę i zawartość sprawozdań finansowych. Zmiany w strukturach logicznych dotyczą przede wszystkim opisu elementów rachunku zysków i strat, przy czym część elementów została również usunięta z dotychczasowych schematów.

Modernizacja bezpośrednio dotyczy wszystkich typów jednostek, jednak dla schematów jednostek OP zmiany mają znaczenie tylko w sytuacji, gdy jednostka sporządza rachunek zysków i strat zgodnie z załącznikiem numer 1 do ustawy o rachunkowości. Pozostałe jednostki muszą zastosować nowe struktury niezależnie od wybranej formy rachunku zysków i strat.

Jednostki muszą upewnić się, że ich oprogramowanie księgowe zostało zaktualizowane do najnowszych schematów przed rozpoczęciem procesu generowania sprawozdania finansowego. Warto również przeprowadzić testy generowania plików XML, aby upewnić się o zgodności z wymaganiami technicznymi.

Procedura podpisywania sprawozdania finansowego

Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok stanowi kluczowy etap w procesie jego sporządzania i musi nastąpić po zakończeniu prac nad dokumentem, jednak nie później niż do 31 marca 2025 roku. Procedura podpisywania jest ściśle określona przepisami ustawy o rachunkowości i wymaga uczestnictwa określonych osób.

Sprawozdanie finansowe podpisują, podając zarazem datę podpisu, dwie kategorie osób. Po pierwsze, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz po drugie, kierownik jednostki. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu.

Osoby uprawnione do podpisania sprawozdania:

• Osoba prowadząca księgi rachunkowe (główny księgowy, księgowy, biuro rachunkowe)
• Kierownik jednostki (prezes, dyrektor, właściciel)
• Wszyscy członkowie organu wieloosobowego lub co najmniej jeden z nich

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia, które musi zostać dołączone do sprawozdania. Podpisanie stanowi potwierdzenie, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Do sprawozdania finansowego dołącza się oświadczenie potwierdzające jego zgodność z wymogami ustawy lub odmowę złożenia takiego oświadczenia.

Podpis elektroniczny musi być złożony przy użyciu jednej z akceptowanych metod: kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. Każda z tych metod zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i uwierzytelniania tożsamości osoby podpisującej dokument.

Zatwierdzanie i terminy składania sprawozdania

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok przez organ zatwierdzający stanowi kolejny kluczowy etap w procesie finalizacji dokumentacji finansowej. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, zatwierdzenie powinno nastąpić nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego, co oznacza termin do 30 czerwca 2025 roku.

Proces zatwierdzania różni się w zależności od formy prawnej jednostki. W spółkach kapitałowych sprawozdanie zatwierdza zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy. W przypadku innych form prawnych organem zatwierdzającym może być właściciel, rada nadzorcza lub inny organ określony w statucie czy umowie spółki.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości przygotowuje sprawozdanie finansowe za 2024 rok. Zostało ono zatwierdzone 12 czerwca 2025 roku. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, czyli do 27 czerwca 2025 roku.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Ten etap kończy formalnie proces księgowy za dany rok obrotowy i umożliwia rozpoczęcie prowadzenia ksiąg za kolejny okres.

Złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym komplet dokumentów obejmujący sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeżeli podlegało badaniu), odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty.

Wymagania techniczne i praktyczne aspekty

Przygotowanie elektronicznego sprawozdania finansowego wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego oraz znajomości praktycznych aspektów związanych z generowaniem plików XML. Jednostki muszą dysponować oprogramowaniem umożliwiającym utworzenie pliku zgodnego z wymaganymi schematami oraz narzędziami do składania podpisu elektronicznego.

Kluczowe wymagania techniczne obejmują możliwość generowania pliku XML zgodnego z najnowszymi schematami XSD opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów. Plik musi zawierać wszystkie wymagane elementy sprawozdania finansowego oraz być poprawnie sformatowany zgodnie ze strukturą logiczną odpowiednią dla danego typu jednostki.

Proces weryfikacji poprawności pliku powinien obejmować:

• Sprawdzenie zgodności ze schematem XSD
• Weryfikację kompletności wszystkich wymaganych elementów
• Kontrolę poprawności danych liczbowych i ich spójności
• Sprawdzenie prawidłowości kodowania znaków polskich
• Weryfikację zgodności z wymogami ustawy o rachunkowości

Przed finalnym złożeniem sprawozdania warto przeprowadzić test walidacji pliku przy użyciu narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub dostawców oprogramowania księgowego. Pozwala to na wczesne wykrycie ewentualnych błędów i ich korektę przed oficjalnym składaniem dokumentów.

Przygotowanie do składania podpisu elektronicznego wymaga upewnienia się o ważności certyfikatów, dostępności profilu zaufanego lub podpisu osobistego. W przypadku problemów technicznych warto skontaktować się z dostawcą oprogramowania lub administratorem systemu z odpowiednim wyprzedzeniem przed terminem składania sprawozdania.

Najczęstsze pytania

Nie, zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej. Nie ma możliwości sporządzenia sprawozdania w wersji papierowej dla jednostek prowadzących księgi rachunkowe.

Sprawozdanie finansowe można opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wszystkie te metody są równoważne i akceptowane przez system.

Plik wygenerowany niezgodnie z aktualnymi strukturami logicznymi opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów nie zostanie przyjęty przez system. Konieczne będzie przygotowanie nowego pliku zgodnego z obowiązującymi schematami.

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba prowadząca księgi rachunkowe oraz prezes zarządu lub wszyscy członkowie zarządu. W przypadku zarządu wieloosobowego może podpisać co najmniej jedna osoba po złożeniu przez pozostałe odpowiednich oświadczeń.

Sprawozdanie finansowe wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami należy złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez odpowiedni organ.

Tak, nowe struktury logiczne dotyczą wszystkich typów jednostek, w tym jednostek mikro. Obowiązują one dla sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe rozpoczęte 1 stycznia 2024 roku albo później.