KSeF - Krajowy System e-Faktur od 2026 roku obowiązkowy

Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, który rewolucjonizuje sposób wystawiania i otrzymywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w Polsce. System ten, znany pod skrótem KSeF, ma na celu centralizację procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się wystawiać i przesyłać faktury przez Krajowy System e-Faktur, uzyskają dodatkowe korzyści podatkowe, co stanowi istotną zachętę do wcześniejszego przystąpienia do systemu.

Wprowadzenie KSeF oznacza fundamentalną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych w Polsce. System umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur, które będą przesyłane w czasie rzeczywistym do centralnego rejestru. Ta innowacja technologiczna ma na celu nie tylko usprawnienie procesów biznesowych, ale również uszczelnienie systemu podatkowego poprzez bieżący monitoring transakcji.

Czym jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to zaawansowany system komputerowy, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur w jednolitym formacie XML. Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca, co oznacza rewolucyjną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji handlowych.

System KSeF działa na zasadzie integracji z systemami fakturowania i księgowymi przedsiębiorców. Dzięki temu połączeniu faktury sprzedaży mogą być przesyłane bezpośrednio przez KSeF, a systemy księgowe otrzymują możliwość odbierania faktur, które już przeszły przez centralny system. To rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i znacząco redukuje ryzyko błędów w procesie fakturowania.

Dodatkowo KSeF posiada zaawansowaną funkcję zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych. System umożliwia podatnikom nadawanie różnych poziomów dostępu różnym użytkownikom, co jest szczególnie istotne w przypadku współpracy z biurami rachunkowymi czy zewnętrznymi doradcami podatkowymi.

Terminy wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur

Ministerstwo Finansów określiło precyzyjne terminy wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, uwzględniając różne kategorie podatników. Wdrożenie będzie odbywać się etapami, co ma umożliwić płynne przejście na nowy system fakturowania.

Pierwsza grupa podmiotów, dla których KSeF stanie się obowiązkowy, to podmioty duże, które w roku 2024 przekroczyły 200 milionów złotych obrotów. Dla tej kategorii przedsiębiorców obowiązek rozpocznie się 1 lutego 2026 roku. To rozwiązanie ma na celu przetestowanie systemu na największych podmiotach gospodarczych przed jego pełnym wdrożeniem.

Dla wszystkich pozostałych podmiotów gospodarczych KSeF będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku. Ten termin dotyczy zarówno średnich, jak i małych przedsiębiorców, którzy będą musieli dostosować swoje systemy fakturowania do wymogów centralnego systemu.

Szczególne traktowanie przewidziano dla najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty. W przypadku podmiotów, których łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie, termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 roku. To rozwiązanie ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla mikroprzedsiębiorców.

• KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych
• KSeF obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów
• Odroczenie do 1 stycznia 2027 roku dla podmiotów z obrotami do 10 000 zł brutto miesięcznie
• Okres przejściowy do końca 2026 roku dla mikropredsiębiorców

Najnowsze zmiany w projekcie ustawy o KSeF

17 czerwca Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw w temacie Krajowego Systemu e-Faktur. Projekt ten trafił następnie do Sejmu i zawiera szereg istotnych modyfikacji, które mają ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system fakturowania.

Jedną z kluczowych zmian jest regulacja dotycząca wystawiania faktur na kasach rejestrujących. Zgodnie z projektem, wystawianie faktur na kasach rejestrujących będzie możliwe wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku. Po tym terminie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane przez KSeF, co oznacza konieczność modernizacji systemów sprzedażowych.

Projekt przewiduje również wprowadzenie trybu offline, który będzie dostępny dobrowolnie dla podatników w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF. To rozwiązanie ma zapewnić ciągłość działania biznesowego nawet w sytuacjach technicznych problemów z dostępem do centralnego systemu.

Istotną zmianą jest również ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF. Zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online czy offline, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę. To rozwiązanie eliminuje wcześniejsze wątpliwości dotyczące różnic między datą utworzenia faktury a datą jej przesłania do systemu.

Projekt przewiduje także możliwość dobrowolnego wystawiania faktur dla osób prywatnych. Podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF dla osób prywatnych, przy czym wystawienie e-faktury zobowiązuje podatnika do zapewnienia dostępu nabywcy do tej faktury poprzez specjalny kod QR.

1. Przygotowanie certyfikatów wystawcy faktury od 1 listopada 2025 roku
2. Możliwość dołączania załączników do faktur jako opcja dobrowolna
3. Dostosowanie schemy e-faktury do nowych wymagań technicznych
4. Wprowadzenie mechanizmów uwierzytelniania dla trybu offline
5. Zapewnienie możliwości wcześniejszego pobrania certyfikatów przed okresem obowiązkowym

Podmioty objęte obowiązkiem KSeF

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF ma charakter powszechny, ale przewiduje określone wyjątki. Znajomość tych wyjątków jest kluczowa dla prawidłowego stosowania przepisów i uniknięcia niepotrzebnych obowiązków administracyjnych.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. To oznacza, że przedsiębiorcy zagraniczni, którzy prowadzą działalność gospodarczą wyłącznie poza Polską, nie będą zobowiązani do korzystania z polskiego systemu e-faktur.

Podobnie wyłączenie dotyczy podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ale to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Szczególnie istotne wyłączenie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Oznacza to, że tradycyjne faktury konsumenckie pozostaną poza systemem KSeF, co upraszcza obsługę klientów indywidualnych.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT ze względu na nieprzekroczony limit obrotu 200 tysięcy złotych również nie będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. To rozwiązanie ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla najmniejszych przedsiębiorców.

Zasady działania KSeF

Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. Proces ten rozpoczyna się od przygotowania faktury w systemie księgowym przedsiębiorcy, który musi być odpowiednio dostosowany do komunikacji z centralnym systemem KSeF.

System KSeF automatycznie sprawdza, czy przesłany dokument jest zgodny ze standardem, czyli czy ma właściwy schemat XML faktury. Po pozytywnej weryfikacji system nadaje dokumentowi unikalny numer referencyjny, który służy do identyfikacji faktury w całym systemie. Wystawca otrzymuje wówczas urzędowe poświadczenie odbioru, które potwierdza prawidłowe przyjęcie faktury przez system.

Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do dokumentu na dwa sposoby. Pierwszy to uwierzytelnienie się w KSeF przy użyciu dostępnych metod autoryzacji, drugi to dostęp anonimowy poprzez podanie określonych danych dotyczących faktury. Ten drugi sposób jest szczególnie przydatny dla odbiorców, którzy nie posiadają konta w systemie KSeF.

Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie księgowym na kwotę 50 000 zł. System automatycznie przesyła fakturę do KSeF w formacie XML, gdzie otrzymuje numer referencyjny KSeF123456789. Kontrahent może pobrać fakturę logując się do systemu lub używając dostępu anonimowego z numerem faktury i danymi identyfikacyjnymi.

Do końca stycznia 2026 roku otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Sposób wyrażenia tej zgody nie jest precyzyjnie określony w przepisach, co pozostawia odbiorcy dowolność w wyborze formy akceptacji. Standardowo wszelkie zgody są wyrażane mailowo lub poprzez akceptację regulaminu fakturowania dostawcy.

Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF, wystawca nadal może korzystać z systemu dla własnych celów, ale powinien udostępnić dokument drugiej stronie transakcji w tradycyjny sposób - w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, że nabywca może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, nawet jeśli nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Korzyści z wykorzystywania KSeF

Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur, mimo że obecnie jest jeszcze dobrowolne, niesie ze sobą szereg znaczących korzyści dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet zachęt mających na celu promowanie wcześniejszego wdrożenia systemu przed momentem, gdy stanie się on obowiązkowy.

Jedną z najważniejszych korzyści jest zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Odpowiedzialność za długoterminowe przechowywanie dokumentów przejmuje KSeF, co oznacza znaczące oszczędności w zakresie kosztów archiwizacji i miejsca potrzebnego na przechowywanie dokumentów. System gwarantuje przechowywanie faktur przez 10 lat, co pokrywa wszystkie wymagania prawne dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych.

Przedsiębiorcy korzystający z KSeF są również zwolnieni z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego. Ponieważ wszystkie faktury są już dostępne w centralnym systemie, organy podatkowe mają bezpośredni dostęp do danych, co eliminuje konieczność dodatkowego raportowania.

Bezpieczeństwo interpretacyjne to kolejna znacząca korzyść wynikająca z wprowadzenia jednolitego formatu faktury elektronicznej. Wszystkie faktury będą miały identyczną strukturę, co eliminuje wątpliwości dotyczące poprawności wypełnienia dokumentów. Nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym.

Większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznacza znaczące skrócenie czasu potrzebnego na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur. Systemy księgowe będą mogły automatycznie pobierać i przetwarzać faktury, co redukuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.

• Zwolnienie z obowiązku archiwizacji faktur przez przedsiębiorcę
• Brak konieczności przekazywania plików JPK_FA na żądanie
• Skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni
• Jednolity format faktur eliminujący błędy interpretacyjne
• Automatyzacja procesów księgowych i fakturowania
• Możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z systemu

Przyszłość fakturowania papierowego

Z uwagi na postępującą cyfryzację w obrocie gospodarczym, faktury papierowe stopniowo znikają z użycia. Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, ustrukturyzowane faktury będą obligatoryjne dla wszystkich podatników bez względu na osiągane obroty od stycznia 2027 roku. Oznacza to, że tradycyjne faktury papierowe praktycznie znikną z obrotu gospodarczego.

Proces ten będzie przebiegał etapowo, z okresem przejściowym umożliwiającym przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymogów. Ministerstwo Finansów wdraża obligatoryjny obowiązek wystawiania faktur w KSeF od kwietnia 2026 roku, jednak z przedłużeniem okresu przejściowego do końca 2026 roku dla tych przedsiębiorców, u których suma obrotów brutto nie przekroczy 10 tysięcy złotych miesięcznie.

Mimo powszechnego charakteru obowiązku, z fakturowania w KSeF zostaną wyłączone określone kategorie dokumentów. Faktury konsumenckie, oznaczane jako B2C, pozostaną poza systemem, co oznacza, że sprzedaż detaliczna dla klientów indywidualnych będzie mogła być nadal dokumentowana w tradycyjny sposób.

To rozwiązanie ma na celu zachowanie proporcjonalności obowiązków i nieobciążanie nadmiernie sektorów, gdzie elektroniczne fakturowanie mogłoby być problematyczne lub nieefektywne. Wyłączenia te pokazują, że ustawodawca uwzględnił specyfikę różnych rodzajów działalności gospodarczej.

KSeF a technologie OCR

Obecnie wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta z technologii OCR, czyli systemów automatycznego odczytywania danych z obrazu faktury. Te rozwiązania, mimo że znacząco przyspieszają proces księgowania, nie są doskonałe i wymagają przy rozliczaniu dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, danych kontrahenta i zaksięgowanych wartości.

Nawet najlepsze systemy OCR są omylne i mogą błędnie interpretować znaki, cyfry czy dane kontrahentów. To oznacza, że księgowi muszą nadal weryfikować każdy dokument, co generuje dodatkowy czas i koszty pracy. Błędy w odczycie mogą prowadzić do nieprawidłowych księgowań i problemów w rozliczeniach podatkowych.

KSeF może znacząco przybliżyć proces księgowania do doskonałości poprzez wprowadzenie jednego ustandaryzowanego formatu faktury - tzw. faktury ustrukturyzowanej. Oznacza to, że każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez KSeF będzie miała ujęte w sobie identyczne dane wraz z pozycjami widniejącymi na fakturze.

Księgowy otrzymuje fakturę w formacie KSeF zawierającą wszystkie dane w ustrukturyzowanej formie XML. System księgowy automatycznie odczytuje nazwę kontrahenta, numer NIP, kwoty netto i brutto, stawki VAT bez ryzyka błędnego odczytu. Eliminuje to konieczność ręcznej weryfikacji i znacząco przyspiesza proces księgowania.

Technicznie daje to możliwość odczytania danych z takiej faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów. To jeszcze bardziej usprawni proces rozliczania, a księgowy czy przedsiębiorca będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie pracy zamiast na problemach z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury czy innych danych.

Proces przygotowania faktur w KSeF

Proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF składa się z kilku kluczowych etapów, które muszą być wykonane w określonej kolejności. Pierwszy etap to przygotowanie merytoryczne faktury, które obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury.

Przygotowanie merytoryczne faktury wymaga dokładnego określenia danych sprzedawcy i nabywcy, opisu towarów lub usług, kwoty netto, stawki podatku VAT, kwoty podatku VAT i kwoty brutto. Wszystkie te dane muszą być zgodne z wymogami schemy XML używanej w KSeF.

Następny etap to przygotowanie techniczne faktury, które polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF. Ten proces jest zazwyczaj automatyzowany przez systemy księgowe, które generują odpowiedni plik na podstawie wprowadzonych danych.

1. Przygotowanie merytoryczne faktury z wszystkimi wymaganymi polami
2. Przygotowanie techniczne faktury w formacie XML
3. Autoryzacja użytkownika w systemie KSeF
4. Wysłanie faktury do KSeF i nadanie jej numeru referencyjnego
5. Walidacja faktury i jej przyjęcie lub odrzucenie przez system
6. Otrzymanie numeru referencyjnego jako unikalnego identyfikatora

Autoryzacja użytkownika w KSeF jest niezbędna przed wysłaniem faktury. Użytkownik, który ma wystawiać faktury w systemie, musi posiadać odpowiednie uprawnienia, które mogą być nadane przez właściciela konta lub administratora systemu.

Po wysłaniu faktury do KSeF następuje automatyczna walidacja dokumentu pod względem poprawności formatu i zawartości. Jeśli faktura jest poprawna, zostaje przyjęta do systemu i nadany jej zostaje unikalny numer referencyjny, który służy do identyfikacji dokumentu w całym systemie.

Przystąpienie do KSeF

Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest obecnie dobrowolne, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować o rozpoczęciu korzystania z platformy przed momentem, gdy stanie się ona obowiązkowa. Proces przystąpienia wymaga spełnienia określonych wymogów technicznych i prawnych.

Aby dołączyć do KSeF, konieczne jest posiadanie jednego z dostępnych środków uwierzytelniania. Może to być kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podpis zaufany lub token wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur. Wybór odpowiedniego środka uwierzytelniania zależy od preferencji przedsiębiorcy i możliwości technicznych.

Wejście do systemu KSeF może odbywać się na dwa sposoby. Pierwszy to bezpośrednia integracja z systemem księgowym, jeśli jest on dostosowany do komunikacji z KSeF. Drugi sposób to korzystanie z interfejsu webowego dostępnego na stronie rządowej Krajowy System e-Faktur.

Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić testy systemu, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe, które pozwala na sprawdzenie funkcjonalności bez wpływu na rzeczywiste dane księgowe.

Samofakturowanie w KSeF

Podatnik jako sprzedawca posiada pełne uprawnienia pierwotne i domyślne w Krajowym Systemie e-Faktur. Te uprawnienia właścicielskie umożliwiają mu między innymi nadawanie uprawnień w KSeF innym podmiotom, co pozwala na wskazywanie podmiotów, którzy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania jako nabywcy.

Procedura samofakturowania w KSeF wymaga specjalnego nadania uprawnień przez sprzedawcę nabywcy. Nabywca musi otrzymać odpowiednie uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, co jest możliwe dzięki systemowi zarządzania uprawnieniami wbudowanemu w KSeF.

Proces ten jest szczególnie istotny w przypadku transakcji, gdzie nabywca tradycyjnie wystawia faktury za sprzedawcę, na przykład w przypadku dostaw do sieci handlowych czy określonych branż, gdzie taka praktyka jest standardowa.

Sieć handlowa jako nabywca otrzymuje uprawnienia od dostawcy do wystawiania faktur w jego imieniu. Po dostawie towaru sieć wystawia fakturę w KSeF, używając swoich uprawnień, ale dokument jest formalnie wystawiany przez dostawcę. System automatycznie przypisuje fakturę do właściwego podatnika.

Samofakturowanie w KSeF wymaga odpowiedniego skonfigurowania uprawnień i może wymagać dodatkowych uzgodnień między stronami transakcji. Szczegółowe procedury dotyczące nadawania i zarządzania uprawnieniami są określone w rozporządzeniach wykonawczych do ustawy o VAT.

Obowiązki biur rachunkowych w KSeF

Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ często odpowiadają za prowadzenie księgowości i wystawianie faktur w imieniu swoich klientów. Ich obowiązki w procesie fakturowania różnią się nieco od obowiązków bezpośrednich przedsiębiorców, ale są równie istotne.

Podstawowym obowiązkiem biura rachunkowego jest zapewnienie, że program do fakturowania, który udostępnia klientom, jest zintegrowany z KSeF. To oznacza konieczność inwestycji w odpowiednie oprogramowanie lub aktualizację istniejących systemów księgowych.

Biuro rachunkowe powinno również zapoznać się z zasadami pobierania faktur kosztowych z KSeF. System umożliwia automatyczne pobieranie faktur od dostawców, co może znacząco uprościć proces księgowania kosztów u klientów biura.

W roli podatnika biuro rachunkowe także wystawia faktury za swoje usługi, dlatego osoby odpowiedzialne za ten proces powinny być dobrze zaznajomione z procedurą wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. To wymaga odpowiedniego przeszkolenia personelu i przygotowania procedur wewnętrznych.

• Zapewnienie integracji systemów księgowych z KSeF
• Przeszkolenie personelu w zakresie obsługi nowego systemu
• Przygotowanie procedur pobierania faktur kosztowych z KSeF
• Dostosowanie procesów wystawiania własnych faktur do wymogów KSeF
• Współpraca z klientami w zakresie nadawania uprawnień dostępu

Uprawnienia dla biur rachunkowych

Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych, na przykład pracowników biura rachunkowego, do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. System uprawnień w KSeF jest elastyczny i pozwala na różne modele współpracy.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że jeśli faktury sprzedażowe są wystawiane przez biuro rachunkowe w imieniu przedsiębiorcy, nie jest konieczne upoważnienie każdego pracownika biura rachunkowego do wystawiania poszczególnych faktur. Wystarczy wskazanie biura rachunkowego jako podmiotu uprawnionego.

W KSeF istnieje możliwość, że podatnik wskazuje biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur. W takim przypadku osoby fizyczne upoważnione przez to biuro mogą wystawiać faktury w imieniu podatnika, wykorzystując uprawnienia przekazane biuru rachunkowemu.

Ten elastyczny system uprawnień pozwala na dostosowanie modelu współpracy do specyfiki działania konkretnego przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Może to obejmować zarówno pełne przekazanie uprawnień, jak i ograniczone uprawnienia do określonych typów faktur lub okresów rozliczeniowych.

Data wystawienia faktury w KSeF

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że moment techniczny wysłania faktury do systemu determinuje datę wystawienia dla celów prawnych i podatkowych.

Ważnym elementem w strukturze XML faktury ustrukturyzowanej jest pole P_1, które odnosi się do daty wystawienia faktury. To pole musi być wypełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF i powinno odzwierciedlać rzeczywistą datę wystawienia dokumentu przez przedsiębiorcę.

Ministerstwo Finansów planuje ujednolicenie zasad dotyczących daty wystawiania faktur w KSeF. Bez względu na to, czy faktura będzie wystawiona w trybie online czy offline, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.

Przedsiębiorca przygotowuje fakturę 15 stycznia w swoim systemie księgowym, ale wysyła ją do KSeF dopiero 17 stycznia. Data wystawienia faktury w polu P_1 to 15 stycznia, ale faktura zostanie uznana za wystawioną 17 stycznia - w dniu przesłania do systemu.

Z tego wyjaśnienia wynika, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym a data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą się różnić. To ma istotne znaczenie dla rozliczeń podatkowych i określania momentu powstania obowiązku podatkowego.

Warto mieć na uwadze, że fakt posiadania poprawnie wystawionej faktury warunkuje prawo do odliczenia podatku VAT oraz ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Dlatego precyzyjne określenie daty wystawienia ma kluczowe znaczenie dla prawidłowych rozliczeń.

Częściowe dokumentowanie w KSeF

Przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur do momentu, gdy obowiązkowe fakturowanie w KSeF wejdzie w życie. To oznacza pełną elastyczność w wyborze modelu fakturowania w okresie przejściowym.

Przedsiębiorcy mogą wykorzystać KSeF do elektronicznego tworzenia, wysyłania i przetwarzania części swoich faktur, zachowując jednocześnie możliwość wystawiania pozostałych faktur w formie elektronicznej lub papierowej. Ta hybridowa możliwość pozwala na stopniowe przyzwyczajanie się do nowego systemu.

Dobrowolne rozpoczęcie korzystania z KSeF nie zobowiązuje przedsiębiorców do całkowitego wykorzystywania tego systemu. Zachowują oni pełną swobodę w decyzji i mogą w dowolnym momencie zaprzestać korzystania z KSeF, dopóki nie stanie się ono obowiązkowe.

Ta elastyczność jest szczególnie wartościowa dla przedsiębiorców, którzy chcą przetestować system przed jego obowiązkowym wdrożeniem. Mogą oni eksperymentować z różnymi funkcjonalnościami, szkolić personel i dostosowywać procesy wewnętrzne bez presji czasowej.

Częściowe dokumentowanie pozwala również na stopniowe wdrażanie KSeF w różnych obszarach działalności. Przedsiębiorca może rozpocząć od faktur dla określonych kontrahentów lub określonych rodzajów transakcji, a następnie rozszerzać zakres stosowania systemu.

Najczęstsze pytania

Nie, obecnie KSeF jest dobrowolny. Obowiązkowy stanie się od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych z obrotami powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów. Mikroprzedsiębiorcy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie mają odroczenie do 1 stycznia 2027 roku.

Główne korzyści to zwolnienie z obowiązku archiwizacji faktur, brak konieczności przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu, skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, większa automatyzacja procesów księgowych oraz bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktur.

Tak, zgodnie z planami Ministerstwa Finansów faktury papierowe praktycznie znikną z obrotu od stycznia 2027 roku. Wyłączone będą jedynie faktury konsumenckie, bilety uznawane za faktury oraz faktury w procedurach OSS i IOSS.

Przedsiębiorca może wskazać biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur lub nadać uprawnienia konkretnym pracownikom biura. System oferuje elastyczne rozwiązania umożliwiające różne modele współpracy między klientem a biurem rachunkowym.

Do końca stycznia 2026 roku otrzymywanie faktur przez KSeF wymaga zgody odbiorcy. Jeśli nie wyrazisz zgody, wystawca może nadal korzystać z KSeF dla własnych celów, ale musi udostępnić Ci fakturę w tradycyjny sposób - papierowo lub elektronicznie.

Tak, w okresie dobrowolności możesz wystawiać część faktur przez KSeF, a pozostałe w tradycyjny sposób. Dobrowolne rozpoczęcie korzystania z KSeF nie zobowiązuje do całkowitego wykorzystywania systemu do momentu gdy stanie się obowiązkowy.

Do korzystania z KSeF potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podpis zaufany lub token wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur. Wybór zależy od Twoich preferencji i możliwości technicznych.