Faktura zaliczkowa i końcowa - kompletny przewodnik 2025

Spis treści

Faktura zaliczkowa stanowi kluczowy element rozliczania przedpłat w działalności gospodarczej, szczególnie przy kosztownych przedsięwzięciach wymagających pozyskania środków na wykonanie zamówienia. Prawidłowe dokumentowanie zaliczek i ich późniejsze rozliczanie wymaga znajomości szczegółowych przepisów podatkowych oraz umiejętności praktycznego zastosowania regulacji dotyczących podatku VAT.

System fakturowania zaliczkowego pozwala przedsiębiorcom na elastyczne zarządzanie przepływami finansowymi, jednocześnie zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Zrozumienie mechanizmów wystawiania faktur zaliczkowych i końcowych jest niezbędne dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, szczególnie w branżach charakteryzujących się długimi cyklami realizacji projektów.

Podstawy prawne faktur zaliczkowych

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty - zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Ta fundamentalna zasada oznacza, że przedsiębiorca musi rozliczyć podatek VAT już w momencie otrzymania zaliczki, jeszcze przed wykonaniem dostawy towaru lub świadczeniem usługi.

Obowiązek podatkowy w przypadku otrzymania zaliczki powstaje niezależnie od terminu wykonania dostawy lub usługi. Oznacza to, że przedsiębiorca musi odprowadzić podatek VAT już w momencie otrzymania przedpłaty. Regulacja ta ma na celu zapobieganie sytuacjom, w których podatek byłby odprowadzany znacznie później niż faktyczne otrzymanie środków finansowych

Kluczowe znaczenie ma określenie momentu powstania obowiązku podatkowego, który w przypadku zaliczek różni się od standardowych dostaw towarów lub świadczenia usług. Podczas gdy przy zwykłych transakcjach obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi, to przy zaliczkach następuje to już w momencie otrzymania płatności.

Przepisy ustawy o VAT szczegółowo regulują sposób obliczania podatku od otrzymanych zaliczek. Kwota podatku wyliczana jest według specjalnego wzoru, który uwzględnia fakt, że otrzymana zaliczka zawiera już podatek VAT. To odróżnia rozliczanie zaliczek od standardowych faktur sprzedażowych, gdzie podatek dodawany jest do wartości netto.

Wzór na obliczenie podatku VAT od zaliczki różni się od standardowych obliczeń podatkowych. Kwota podatku równa się iloczynowi wartości otrzymanej zaliczki i stawki podatku, podzielonemu przez sumę 100 i stawki podatku. Ten sposób kalkulacji wynika z faktu, że zaliczka zazwyczaj zawiera już podatek VAT w swojej wartości

Prawne podstawy fakturowania zaliczkowego obejmują również szczegółowe wymagania dotyczące elementów, które musi zawierać faktura zaliczkowa. Przepisy art. 106f ustawy o VAT precyzyjnie określają, jakie informacje muszą znaleźć się na tym dokumencie, aby spełniał on wymogi formalne i prawne.

Obowiązkowe elementy faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa wystawiana dla klienta prowadzącego działalność gospodarczą musi zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 106f ustawy o VAT. Te wymagania są bezwzględnie obowiązujące i ich nieprzestrzeganie może skutkować problemami w rozliczeniach podatkowych.

Podstawowe elementy identyfikacyjne faktury zaliczkowej obejmują datę jej wystawienia oraz numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje dokument. System numeracji faktur zaliczkowych może być prowadzony oddzielnie od faktur sprzedażowych lub w ramach wspólnej serii numeracyjnej.

Numeracja faktur zaliczkowych musi zapewniać jednoznaczną identyfikację każdego dokumentu. Przedsiębiorcy mogą prowadzić oddzielną numerację dla faktur zaliczkowych lub włączyć je do wspólnej serii z innymi dokumentami sprzedażowymi. Ważne jest zachowanie ciągłości numeracji i unikanie duplikatów numerów w ramach jednej serii

Dane identyfikacyjne stron transakcji stanowią kolejny obowiązkowy element faktury zaliczkowej. Dokument musi zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Dodatkowo wymagane są numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku, czyli numery NIP.

Elementy czasowe faktury zaliczkowej obejmują datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Ten element ma szczególne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT w odpowiednim okresie rozliczeniowym.

Element faktury	Opis wymagania	Podstawa prawna
Data wystawienia	Musi być jednoznacznie określona	Art. 106f ust. 1 pkt 1
Numer faktury	Unikalny w ramach serii	Art. 106f ust. 1 pkt 2
Dane stron	Pełne dane podatnika i nabywcy	Art. 106f ust. 1 pkt 3
Numery NIP	Identyfikacja podatkowa stron	Art. 106f ust. 1 pkt 4
Kwota zaliczki	Otrzymana kwota zapłaty	Art. 106f ust. 1 pkt 6

Obliczanie podatku VAT od zaliczki

Specyfika rozliczania podatku VAT od otrzymanych zaliczek wymaga zastosowania szczególnego wzoru matematycznego. Kwota podatku równa się iloczynowi wartości otrzymanej zaliczki i stawki podatku, podzielonemu przez sumę 100 i stawki podatku. Ten sposób kalkulacji uwzględnia fakt, że zaliczka zazwyczaj jest kwotą brutto zawierającą już podatek VAT.

Praktyczne zastosowanie wzoru na obliczenie podatku od zaliczki wymaga precyzyjnego określenia stawki VAT właściwej dla planowanej dostawy towaru lub świadczenia usługi. Stawka podatku stosowana w rozliczeniu zaliczki musi odpowiadać stawce, która będzie obowiązywać przy faktycznej realizacji transakcji.

Wzór na obliczenie podatku VAT od zaliczki uwzględnia specyfikę przedpłat w działalności gospodarczej. Kalkulacja polega na wyodrębnieniu podatku już zawartego w otrzymanej kwocie, a nie na dodawaniu podatku do wartości netto. Ten mechanizm zapewnia prawidłowe rozliczenie VAT już na etapie otrzymania zaliczki

Przykład praktycznego zastosowania wzoru: jeśli przedsiębiorca otrzymał zaliczkę w wysokości 12 300 zł na dostawę towaru opodatkowaną stawką 23%, kwota podatku VAT wyniesie: (12 300 × 23) ÷ (100 + 23) = 2 300 zł. Wartość netto zaliczki wyniesie zatem 10 000 zł.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy planowana dostawa lub usługa będzie opodatkowana różnymi stawkami VAT. W takich przypadkach konieczne może być wystawienie kilku faktur zaliczkowych z odpowiednim podziałem na poszczególne stawki podatkowe.

Rozliczenie podatku od zaliczki ma bezpośredni wpływ na deklaracje VAT składane przez przedsiębiorcę. Podatek wykazany na fakturze zaliczkowej zwiększa podatek należny w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana zaliczka, niezależnie od terminu realizacji zamówienia.

Terminy wystawiania faktur zaliczkowych

Przepisy podatkowe precyzyjnie określają terminy, w których przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową. Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej jest bezwzględnie obowiązujący i jego przekroczenie może skutkować sankcjami podatkowymi. Przedsiębiorcy muszą monitorować wpływy zaliczek i zapewnić terminowe dokumentowanie każdej otrzymanej przedpłaty. Zaleca się prowadzenie rejestru otrzymanych zaliczek w celu kontroli terminowości wystawiania dokumentów

Od 2022 roku wprowadzono dodatkową regulację umożliwiającą wystawienie faktury zaliczkowej nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem płatności. Jednak ze względu na praktyczne trudności w przewidywaniu dokładnego terminu uregulowania zapłaty przez kontrahenta, zaleca się wystawianie faktury zaliczkowej po faktycznym otrzymaniu środków finansowych.

Praktyczne zarządzanie terminami wystawiania faktur zaliczkowych wymaga sprawnego systemu monitorowania wpływów na rachunki bankowe oraz kontroli płatności gotówkowych. Przedsiębiorcy powinni wdrożyć procedury zapewniające szybkie identyfikowanie otrzymanych zaliczek i ich prawidłowe dokumentowanie.

Monitoruj wpływy na rachunki bankowe codziennie
Identyfikuj otrzymane zaliczki na podstawie tytułów przelewów
Sprawdź zgodność kwot z wystawionymi ofertami lub zamówieniami
Wystawiaj faktury zaliczkowe w terminie do 15 dnia następnego miesiąca
Prowadź rejestr wystawionych faktur zaliczkowych
Kontroluj prawidłowość rozliczenia podatku VAT od zaliczek

Opóźnienia w wystawianiu faktur zaliczkowych mogą prowadzić do problemów z prawidłowym rozliczeniem podatku VAT w odpowiednich okresach rozliczeniowych. Dodatkowo mogą być podstawą do nałożenia kar podatkowych przez organy skarbowe podczas kontroli.

Wyjątki od obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych

Przepisy podatkowe przewidują szereg wyjątków od obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych przy dokumentowaniu otrzymanych zaliczek. Te wyjątki dotyczą określonych rodzajów działalności gospodarczej, gdzie mechanizm rozliczania zaliczek został uregulowany w sposób szczególny.

Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy dokumentowaniu zaliczek na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Ten wyjątek wynika ze specyfiki rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych, gdzie obowiązek podatkowy powstaje według odrębnych zasad określonych w przepisach o VAT.

Wyjątki od obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych dotyczą głównie usług o charakterze ciągłym oraz dostaw energii i mediów. W przypadku tych działalności otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, co eliminuje konieczność dokumentowania przedpłat fakturami zaliczkowymi

Kolejne wyjątki obejmują dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego. Specyfika tych dostaw, charakteryzujących się ciągłością i rozliczaniem okresowym, uzasadnia odmienne traktowanie otrzymywanych zaliczek w systemie podatkowym.

Usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne również zostały wyłączone z obowiązku dokumentowania zaliczek fakturami zaliczkowymi. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, wymienionych w pozycjach 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o podatku od towarów i usług.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
Dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej
Dostawy gazu przewodowego
Usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne
Usługi uzdatniania i dostarczania wody przez sieci wodociągowe
Usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub podobne
Usługi ochrony osób oraz ochrony, dozoru i przechowywania mienia
Usługi stałej obsługi prawnej i biurowej
Usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu

Faktura zaliczkowa-końcowa

Wystawienie faktury końcowej uzależnione jest od tego, czy faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, czy tylko jej część. Wystawienie faktury końcowej następuje wtedy, gdy zaliczka nie opiewała na pełną wartość zamówienia i konieczne jest dokonanie dopłaty przez nabywcę.

Na fakturze końcowej należy pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług o kwotę otrzymanych części zapłaty, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Ten mechanizm zapewnia prawidłowe rozliczenie całej transakcji bez podwójnego opodatkowania.

Faktura końcowa stanowi dokument zamykający całą transakcję i uwzględniający wszystkie wcześniej otrzymane zaliczki. Wartość faktury końcowej odpowiada różnicy między całkowitą wartością zamówienia a sumą otrzymanych zaliczek. Mechanizm ten zapobiega podwójnemu rozliczeniu podatku VAT od tej samej transakcji

Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura końcowa powinna zawierać również wykaz numerów faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. W celu ułatwienia rozliczeń sprzedawca może podać również ich daty wystawienia oraz kwoty zaliczek, choć nie jest to obowiązkowe.

Przedsiębiorca otrzymał zamówienie na wykonanie instalacji elektrycznej o wartości 50 000 zł brutto. Klient wpłacił dwie zaliczki: pierwszą w wysokości 15 000 zł i drugą 20 000 zł. Na fakturze końcowej przedsiębiorca wykaże wartość 15 000 zł (50 000 - 35 000 zł zaliczek) oraz poda numery obu faktur zaliczkowych dokumentujących wcześniejsze wpłaty.

W sytuacji gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a suma wystawionych faktur obejmuje całość zapłaty, ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery poprzednich dokumentów zaliczkowych. W związku z tym nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej, jeżeli faktura zaliczkowa lub kilka faktur zaliczkowych pokrywają całość zapłaty.

Zmiany przepisów od 2023 roku

Od 2023 roku w przepisach uregulowano nową możliwość uproszczenia procedur dokumentowania zaliczek w określonych sytuacjach. Jeśli podatnik otrzymał zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym wykona usługę lub dostawę towarów, może od razu wystawić fakturę końcową z pominięciem udokumentowania zaliczki osobnym dokumentem.

Nowe przepisy od 2023 roku umożliwiają znaczne uproszczenie dokumentowania transakcji z zaliczkami. Zamiast wystawiania dwóch dokumentów - faktury zaliczkowej i faktury końcowej - przedsiębiorca może od razu wystawić fakturę końcową, jeśli zaliczka i realizacja zamówienia następują w tym samym miesiącu

Ta zmiana ma szczególne znaczenie praktyczne dla przedsiębiorców realizujących szybkie zamówienia, gdzie okres między otrzymaniem zaliczki a wykonaniem usługi lub dostawy jest krótki. Uproszczenie procedur dokumentowania może przyczynić się do zwiększenia efektywności procesów księgowych.

Jednak zastosowanie tego uproszczenia wymaga spełnienia konkretnego warunku czasowego - zarówno otrzymanie zaliczki, jak i wykonanie dostawy lub usługi musi nastąpić w tym samym miesiącu kalendarzowym. W przeciwnym przypadku obowiązują standardowe zasady wystawiania faktur zaliczkowych.

Nowe regulacje nie zmieniają fundamentalnych zasad rozliczania podatku VAT od zaliczek, ale oferują alternatywną ścieżkę dokumentowania dla określonych sytuacji biznesowych. Przedsiębiorcy mogą wybierać między tradycyjnym sposobem dokumentowania a nowym uproszczonym mechanizmem w zależności od specyfiki prowadzonej działalności.

Rozliczanie w księgach rachunkowych

Faktury zaliczkowe mają specyficzne miejsce w systemie ewidencji księgowej przedsiębiorcy. Po zapisaniu faktura zaliczkowa nie zostaje ujęta w Księdze Przychodów i Rozchodów ani Ewidencji Przychodów, a jedynie w Rejestrze sprzedaży VAT. Ta zasada wynika z faktu, że faktura zaliczkowa dokumentuje jedynie otrzymanie zaliczki, a nie przychód z działalności gospodarczej.

Przychód w księgach rachunkowych ujmuje się dopiero w momencie faktycznej realizacji transakcji, czyli dostawy towaru lub wykonania usługi. Jeśli faktury zaliczkowe obejmują całość zapłaty za dostawę towaru lub wykonanie usługi, przychód w KPiR lub Ewidencji Przychodów należy ująć na podstawie wystawionych faktur zaliczkowych, pod datą realizacji transakcji.

Specyfika księgowania faktur zaliczkowych polega na rozdzieleniu ewidencji podatku VAT od ewidencji przychodów. Faktura zaliczkowa wpływa na rozliczenia VAT już w momencie wystawienia, natomiast przychód księguje się dopiero przy realizacji zamówienia. Ten mechanizm zapewnia prawidłowe rozliczenie zarówno podatku VAT, jak i podatku dochodowego

Praktyczne zarządzanie ewidencją faktur zaliczkowych wymaga prowadzenia dodatkowych rejestrów pomocniczych, które umożliwią kontrolę stanu rozliczenia poszczególnych zaliczek. Szczególnie ważne jest monitorowanie faktur zaliczkowych oczekujących na rozliczenie fakturą końcową.

System ewidencji musi również uwzględniać sytuacje, gdy faktury zaliczkowe nie zostają rozliczone z powodu anulowania zamówienia lub innych okoliczności. W takich przypadkach konieczne może być wystawienie dokumentów korygujących i odpowiednia korekta rozliczeń podatkowych.

Typ dokumentu	Ewidencja VAT	Ewidencja przychodów	Moment księgowania
Faktura zaliczkowa	TAK	NIE	Po wystawieniu
Faktura końcowa	TAK	TAK	Po realizacji
Faktura zwykła	TAK	TAK	Po wystawieniu

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT

W związku z tym, że otrzymanie zaliczki wywołuje skutki wyłącznie na gruncie podatku VAT, przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT, tzw. nievatowiec, nie wystawia faktur zaliczkowych. Ta zasada wynika z faktu, że cały mechanizm fakturowania zaliczkowego został stworzony dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług.

Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT nie podlegają obowiązkowi wystawiania faktur zaliczkowych, ponieważ nie rozliczają podatku od towarów i usług. Otrzymanie zaliczki przez nievatowca nie powoduje powstania żadnych obowiązków w zakresie podatku VAT, co eliminuje konieczność dokumentowania przedpłat specjalnymi fakturami

W celu potwierdzenia otrzymania zaliczki przedsiębiorca zwolniony z VAT może wystawić nabywcy dokument KP (kasa przyjęła), jeśli zaliczka została wpłacona gotówką. W przypadku wpływu zaliczki na rachunek bankowy, potwierdzeniem jej wpłaty jest wyciąg bankowy, który stanowi wystarczający dowód otrzymania środków finansowych.

Przedsiębiorcy nievatowcy powinni jednak prowadzić ewidencję otrzymanych zaliczek dla celów podatku dochodowego oraz dla potrzeb zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Choć nie wystawiają faktur zaliczkowych, muszą prawidłowo rozliczyć otrzymane zaliczki w momencie realizacji zamówienia.

Specyfika rozliczania zaliczek przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT polega na tym, że otrzymane przedpłaty nie wpływają na bieżące rozliczenia podatkowe, ale mają znaczenie dla określenia momentu powstania przychodu podatkowego. Przychód powstaje dopiero w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi, niezależnie od terminu otrzymania zaliczki.

Praktyczne aspekty zarządzania fakturami zaliczkowymi

Efektywne zarządzanie fakturami zaliczkowymi wymaga wdrożenia odpowiednich procedur organizacyjnych i systemów kontroli wewnętrznej. Kluczowe znaczenie ma szybka identyfikacja otrzymanych zaliczek oraz ich prawidłowe przyporządkowanie do konkretnych zamówień lub umów.

Monitoring wpływów finansowych powinien obejmować codzienną kontrolę stanów rachunków bankowych oraz identyfikację tytułów przelewów wskazujących na zaliczki. Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy tytuł przelewu nie pozwala na jednoznaczne określenie, jakiej transakcji dotyczy wpłata.

Firma budowlana otrzymała przelew na kwotę 25 000 zł z tytułem "zaliczka za roboty". W bazie zamówień znajdowały się dwa projekty o podobnych wartościach. Konieczny był kontakt z kontrahentem w celu ustalenia, którego zamówienia dotyczy wpłata, aby prawidłowo wystawić fakturę zaliczkową z odpowiednimi danymi dotyczącymi zamówienia.

Prowadzenie rejestru faktur zaliczkowych oczekujących na rozliczenie pomoże w kontroli terminowości wystawiania faktur końcowych oraz zapobiegnie sytuacjom, gdy zaliczki pozostają nierozliczone przez długi okres. Rejestr powinien zawierać informacje o numerach faktur zaliczkowych, kwotach, datach oraz statusie realizacji zamówień.

System archiwizacji dokumentów związanych z zaliczkami musi zapewniać łatwy dostęp do faktur zaliczkowych przy wystawianiu faktur końcowych. Szczególnie ważne jest zachowanie powiązań między fakturami zaliczkowymi a dokumentami końcowymi dla potrzeb ewentualnych kontroli podatkowych.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Praktyka stosowania przepisów dotyczących faktur zaliczkowych pokazuje, że przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy związane z terminowością wystawiania dokumentów oraz nieprawidłowym obliczaniem podatku VAT. Przekroczenie 15-dniowego terminu na wystawienie faktury zaliczkowej może skutkować sankcjami podatkowymi.

Błędne obliczenie podatku VAT od zaliczki to kolejny częsty problem, szczególnie gdy przedsiębiorcy stosują standardowy sposób kalkulacji podatku zamiast specjalnego wzoru przewidzianego dla zaliczek. Nieprawidłowe rozliczenie może prowadzić do błędów w deklaracjach VAT i konieczności składania korekt.

Najczęstsze błędy w fakturowaniu zaliczkowym dotyczą terminowości wystawiania dokumentów oraz nieprawidłowego obliczania podatku VAT. Przedsiębiorcy często stosują błędny wzór na obliczenie podatku lub przekraczają ustawowy termin wystawienia faktury. Kluczowe jest wdrożenie procedur kontrolnych zapobiegających tym błędom

Problemy z prawidłowym przyporządkowaniem zaliczek do konkretnych zamówień mogą prowadzić do wystawiania faktur zaliczkowych z błędnymi danymi dotyczącymi przedmiotu transakcji. Szczególnie dotyczy to przedsiębiorców realizujących jednocześnie wiele podobnych projektów.

Nieprawidłowe rozliczenie faktur zaliczkowych przy wystawianiu faktur końcowych może skutkować podwójnym opodatkowaniem tej samej transakcji lub błędnym pomniejszeniem podstawy opodatkowania. Kluczowe jest zachowanie precyzyjnej ewidencji wszystkich wystawionych faktur zaliczkowych.

Monitoruj terminy wystawiania faktur zaliczkowych
Stosuj prawidłowy wzór na obliczenie podatku VAT
Prowadź precyzyjną ewidencję otrzymanych zaliczek
Kontroluj prawidłowość danych na fakturach
Zachowuj dokumentację umów i zamówień
Weryfikuj rozliczenia przy fakturach końcowych

Najczęstsze pytania

Czy można wystawić fakturę zaliczkową przed otrzymaniem płatności?

Od 2022 roku faktura zaliczkowa może być wystawiona nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem płatności. Jednak ze względu na trudności w przewidywaniu dokładnego terminu wpłaty zaleca się wystawianie faktury po faktycznym otrzymaniu środków finansowych.

Co się dzieje gdy zaliczka pokrywa całość wartości zamówienia?

Jeśli faktura zaliczkowa lub kilka faktur zaliczkowych pokrywają całość zapłaty za zamówienie, nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej. Ostatnia faktura zaliczkowa powinna wtedy zawierać numery poprzednich dokumentów zaliczkowych i spełnia funkcję faktury końcowej.

Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT wystawia faktury zaliczkowe?

Nie, przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie wystawia faktur zaliczkowych, ponieważ otrzymanie zaliczki wywołuje skutki wyłącznie na gruncie podatku VAT. Może wystawić dokument KP lub wykorzystać wyciąg bankowy jako potwierdzenie otrzymania zaliczki.

Jak obliczyć podatek VAT od otrzymanej zaliczki?

Podatek VAT od zaliczki oblicza się według wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki × stawka podatku) ÷ (100 + stawka podatku). Ten sposób kalkulacji uwzględnia fakt, że zaliczka zazwyczaj zawiera już podatek VAT w swojej wartości.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?

Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy zaliczkach na wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, dostawy energii i gazu, usługi telekomunikacyjne, usługi wodociągowe, najmu, ochrony, obsługi prawnej oraz dystrybucji energii. W tych przypadkach otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.