JPK_KR_PD - przygotowanie ksiąg rachunkowych do nowych wymagan

Cyfryzacja dokumentacji księgowej w Polsce przechodzi kolejny etap rozwoju z wprowadzeniem nowych obowiązków raportowania JPK_KR_PD. Od stycznia 2025 roku określone grupy podatników CIT będą musiały dostosować swoje systemy księgowe do nowych standardów elektronicznego przekazywania ksiąg rachunkowych. Te zmiany rewolucjonizują sposób prowadzenia dokumentacji podatkowej, wprowadzając większą transparentność i usprawniając procesy kontrolne organów skarbowych.

Wdrożenie JPK_KR_PD stanowi znaczące wyzwanie dla przedsiębiorców, księgowych oraz dostawców oprogramowania. Nowe przepisy wymagają nie tylko technicznych dostosowań systemów informatycznych, ale także reorganizacji procesów księgowych i przygotowania zespołów do obsługi nowych struktur logicznych. Ministerstwo Finansów przewidziało etapowe wprowadzanie obowiązków, co ma ułatwić podatnikom przygotowanie się do zmian.

Harmonogram wdrażania JPK_KR_PD - etapowe wprowadzanie obowiązków

Ministerstwo Finansów zaplanowało stopniowe wprowadzanie obowiązków JPK_KR_PD, uwzględniając potrzeby różnych grup podatników i złożoność procesów dostosowawczych. Pierwszy etap obejmuje największych podatników oraz podatkowe grupy kapitałowe, które mają największe zasoby techniczne i organizacyjne do wdrożenia nowych rozwiązań.

Za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 roku obowiązek przekazywania struktur JPK_KR_PD dotyczy podatników podatku dochodowego od osób prawnych, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła 50 milionów euro, oraz podatkowe grupy kapitałowe. Termin na złożenie pierwszej struktury JPK_KR_PD dla tych grup podatników został wyznaczony na 31 marca 2026 roku i jest zbieżny z terminem złożenia zeznania podatkowego za 2025 rok.

Poszczególne grupy podatników będą zobligowane do prowadzenia ksiąg i ewidencji według nowych struktur logicznych odpowiednio od trzech różnych dat. Pierwsza grupa musi rozpocząć prowadzenie ksiąg zgodnie z nowymi wymogami od 1 stycznia 2025 roku, druga grupa od 1 stycznia 2026 roku, a trzecia grupa od 1 stycznia 2027 roku.

1. Zidentyfikuj grupę podatników, do której należy Twoja organizacja
2. Sprawdź odpowiedni termin rozpoczęcia prowadzenia ksiąg według nowych struktur
3. Przygotuj harmonogram dostosowania systemów księgowych
4. Zaplanuj szkolenia dla zespołu księgowego
5. Przetestuj nowe funkcjonalności przed terminem obowiązkowym
6. Przygotuj procedury kontroli jakości danych
7. Ustal proces przekazywania plików do urzędu skarbowego

Wymagane dane dodatkowe w strukturze JPK_KR_PD

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek uzupełniania ksiąg rachunkowych o dodatkowe elementy informacyjne, które mają zwiększyć transparentność rozliczeń podatkowych. Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy, który ma ułatwić podatnikom dostosowanie się do nowych wymogów i stopniowe wdrażanie wszystkich funkcjonalności.

Za 2025 rok podatnicy objęci nowym obowiązkiem raportowania w ramach struktury JPK_KR_PD mogą skorzystać z uproszczenia polegającego na zastosowaniu zwolnienia dotyczącego raportowania części danych. W konsekwencji za 2025 rok w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych trzeba uwzględnić tylko jeden element, a mianowicie znaczniki identyfikujące konta ksiąg.

Począwszy od 2026 roku, w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych będzie trzeba uwzględnić znacznie więcej informacji. Podatnicy będą musieli raportować numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany, oraz numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został nadany do dnia przekazania księgi w przypadku faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy.

Dodatkowo od 2026 roku wymagane będą dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Podatnicy będą też musieli raportować wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych.

Uwzględnione postulaty rynku i uproszczenia

Ministerstwo Finansów podczas prac nad nowymi przepisami uwzględniło część postulatów zgłaszanych przez podatników i organizacje branżowe podczas konsultacji. Głównym celem było uproszczenie realizowanych obowiązków w zakresie prowadzonych ksiąg i dostosowanie wymogów do specyfiki różnych branż i rodzajów działalności gospodarczej.

Zdecydowano się na wyłączenie z obowiązku przekazywania numeru identyfikacji podatkowej dla poszczególnych zdarzeń w przypadku wskazanych w rozporządzeniu podatników. Dotyczy to między innymi banków i przedsiębiorców telekomunikacyjnych, którzy obsługują bardzo dużą liczbę transakcji z klientami indywidualnymi, co mogłoby powodować znaczne problemy techniczne i organizacyjne.

• Wyłączenie obowiązku przekazywania NIP-u dla banków i operatorów telekomunikacyjnych
• Ograniczenie zakresu danych dotyczących środków trwałych do wprowadzonych po 1 stycznia 2025 roku
• Podział struktury logicznej na dwie odrębne struktury: księga rachunkowa i ewidencja środków trwałych
• Możliwość podzielenia struktury JPK_KR_PD na okresy miesięczne, kwartalne lub półroczne
• Przeniesienie znaczników identyfikujących z poziomu dokumentu na poziom konta ksiąg rachunkowych

Kolejnym postulatem podatników uwzględnionym przez resort jest to, że zakres dodatkowych danych nie będzie obejmował środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku. Wyjątek stanowi jedynie data wykreślenia ich z ewidencji, co oznacza, że podatnicy będą musieli raportować tylko moment zakończenia użytkowania takich składników majątkowych.

Duża firma produkcyjna prowadząca działalność od wielu lat posiada w ewidencji środki trwałe nabyte w 2020 roku o wartości 500 000 złotych. Zgodnie z nowymi przepisami firma nie będzie musiała przekazywać danych o nabyciu tych środków trwałych w strukturze JPK_KR_PD, ponieważ zostały wprowadzone do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku. Jednak jeśli firma zdecyduje się sprzedać te środki w 2026 roku, będzie musiała przekazać informację o ich wykreśleniu z ewidencji.

Przygotowanie systemów księgowych do nowych wymogów

Wdrożenie JPK_KR_PD wymaga znacznych dostosowań systemów informatycznych używanych do prowadzenia księgowości. Dostawcy oprogramowania księgowego muszą wprowadzić nowe funkcjonalności umożliwiające generowanie struktur logicznych zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów, a podatnicy muszą przygotować swoje procesy na obsługę nowych obowiązków.

Kluczowym elementem przygotowań jest implementacja mechanizmów automatycznego oznaczania zapisów księgowych znacznikami identyfikującymi konta ksiąg rachunkowych. System musi być w stanie przypisać odpowiednie znaczniki do każdego zapisu księgowego, co wymaga stworzenia szczegółowego mapowania między kontami księgowymi a strukturą logiczną JPK_KR_PD.

Równie ważne jest przygotowanie funkcjonalności do obsługi numerów identyfikacji podatkowej kontrahentów oraz numerów faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Systemy księgowe muszą być w stanie automatycznie pobierać i przechowywać te informacje, a następnie włączać je do generowanych struktur JPK_KR_PD zgodnie z harmonogramem wprowadzania obowiązków.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przygotowanie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Systemy muszą być w stanie generować oddzielną strukturę JPK_ŚT_KR zawierającą wszystkie wymagane informacje o składnikach majątku trwałego. Dotyczy to danych potwierdzających nabycie, wytworzenie lub wykreślenie środków trwałych wprowadzonych do ewidencji po 1 stycznia 2025 roku.

1. Przeprowadź audyt obecnego systemu księgowego pod kątem zgodności z JPK_KR_PD
2. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w sprawie aktualizacji
3. Zaplanuj migrację danych i dostosowanie struktury kont księgowych
4. Przygotuj procedury wprowadzania znaczników identyfikujących
5. Zaimplementuj mechanizmy pobierania NIP kontrahentów i numerów KSeF
6. Przetestuj generowanie struktur JPK_KR_PD na danych testowych
7. Przeszkol zespół księgowy w obsłudze nowych funkcjonalności
8. Przygotuj procedury kontroli jakości przed przekazaniem danych

Wsparcie Ministerstwa Finansów i dostępne zasoby

Ministerstwo Finansów przygotowało kompleksowe wsparcie dla podatników wdrażających nowe obowiązki JPK_KR_PD. W ramach pomocy resort opublikował szczegółowe broszury informacyjne oraz uruchomił dedykowany kanał komunikacji dla pytań związanych z nowymi przepisami.

Broszury informacyjne do struktur logicznych JPK_KR_PD i JPK_ŚT_KR zawierają szczegółowy opis zawartości struktury logicznej księgi rachunkowej oraz ewidencji środków trwałych. Dokumenty wyjaśniają treść poszczególnych elementów zawartych w strukturze logicznej i zawierają praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania danych do przekazania.

Dostępne zasoby obejmują także informacje o strukturach JPK w podatkach dochodowych publikowane na dedykowanej stronie rządowej. Podatnicy mogą tam znaleźć aktualne wersje schematów XSD, przykłady plików oraz dokumentację techniczną niezbędną do prawidłowego wdrożenia nowych obowiązków.

Księgowa w średniej firmie handlowej ma wątpliwości dotyczące sposobu oznaczania kont księgowych znacznikami identyfikującymi. Może skierować szczegółowe pytanie na adres helpdesk@mf.gov.pl, opisując specyfikę swojej branży i rodzaj prowadzonej działalności. Ministerstwo Finansów udzieli konkretnej odpowiedzi, a jeśli pytanie będzie często zadawane, opublikuje wyjaśnienia na swojej stronie internetowej dla wszystkich zainteresowanych.

Resort zapewnia także wsparcie techniczne dla dostawców oprogramowania księgowego, którzy muszą dostosować swoje systemy do nowych wymogów. Obejmuje to dostęp do dokumentacji technicznej, schematów XSD oraz możliwość konsultacji w zakresie implementacji funkcjonalności JPK_KR_PD.

Wpływ na codzienne prowadzenie księgowości

Wprowadzenie JPK_KR_PD znacząco wpłynie na codzienne procesy księgowe w firmach objętych nowymi obowiązkami. Księgowi będą musieli zwracać większą uwagę na jakość i kompletność wprowadzanych danych, ponieważ wszystkie informacje będą automatycznie przekazywane do organów skarbowych w ustrukturyzowanej formie.

Kluczową zmianą jest konieczność systematycznego oznaczania zapisów księgowych odpowiednimi znacznikami identyfikującymi konta. Wymaga to większej precyzji przy księgowaniu operacji gospodarczych oraz regularnej kontroli poprawności przypisywanych oznaczeń. Błędy w oznaczeniu mogą prowadzić do nieprawidłowości w przekazywanych strukturach JPK_KR_PD.

Równie istotne jest systematyczne gromadzenie i weryfikacja numerów identyfikacji podatkowej kontrahentów oraz numerów faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Od 2026 roku informacje te będą obowiązkowym elementem struktur JPK_KR_PD, co wymaga dostosowania procesów wprowadzania i aktualizacji danych kontrahentów.

• Systematyczne oznaczanie zapisów księgowych znacznikami identyfikującymi
• Regularna kontrola poprawności przypisanych oznaczeń kont
• Gromadzenie i weryfikacja numerów NIP kontrahentów
• Śledzenie numerów faktur w Krajowym Systemie e-Faktur
• Prowadzenie szczegółowej ewidencji środków trwałych z datami nabycia i wykreślenia
• Dokumentowanie różnic między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania

Proces przygotowania miesięcznych, kwartalnych lub półrocznych plików JPK_KR_PD będzie wymagał regularnych kontroli jakości danych oraz weryfikacji kompletności informacji. Księgowi będą musieli opracować procedury sprawdzania poprawności generowanych struktur przed ich przekazaniem do urzędu skarbowego.

Księgowa w firmie konsultingowej co miesiąc będzie musiała sprawdzić, czy wszystkie faktury zostały prawidłowo oznaczone znacznikami identyfikującymi, czy numery NIP kontrahentów są aktualne i czy system prawidłowo przypisał numery faktur z KSeF. Przed wygenerowaniem pliku JPK_KR_PD za kwartał uruchomi procedurę kontroli jakości, która zweryfikuje kompletność i poprawność wszystkich wymaganych danych.

Najczęstsze pytania

Tak, ale według harmonogramu etapowego. Najmniejsze firmy będą objęte obowiązkiem dopiero za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 roku, czyli praktycznie od 2027 roku. Wcześniej obowiązek dotyczy największych podatników i tych składających JPK_VAT.

Nie, od odpowiednich terminów wszystkie firmy objęte obowiązkiem JPK_KR_PD będą musiały prowadzić księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych. Forma papierowa nie będzie dozwolona dla podatników objętych nowymi przepisami.

Za 2025 rok wymagane są tylko znaczniki identyfikujące konta ksiąg rachunkowych. Pozostałe dane dodatkowe, takie jak numery NIP kontrahentów, numery faktur w KSeF czy informacje o środkach trwałych, będą obowiązkowe dopiero od 2026 roku.

Nie, obowiązek przekazywania ksiąg rachunkowych w formie JPK_KR_PD nie ma wpływu na dotychczasowy sposób składania zeznań i deklaracji CIT. To są oddzielne obowiązki realizowane równolegle.

Ministerstwo Finansów uruchomiło dedykowany adres e-mail helpdesk@mf.gov.pl dla pytań dotyczących nowych obowiązków. Dostępne są także broszury informacyjne i dokumentacja techniczna na stronie rządowej poświęconej strukturom JPK w podatkach dochodowych.