Umowa zlecenie 2025 - wzór, stawka minimalna i składki ZUS

Umowa zlecenie stanowi jedną z najczęściej wykorzystywanych form współpracy między przedsiębiorcami a osobami świadczącymi usługi. Ta umowa cywilnoprawna charakteryzuje się znaczną elastycznością i swobodą w określaniu warunków współpracy, co czyni ją atrakcyjną alternatywą dla tradycyjnego zatrudnienia pracowniczego. W 2025 roku obowiązują nowe regulacje dotyczące minimalnego wynagrodzenia, które wpływają bezpośrednio na umowy zlecenia.

Kodeks cywilny w artykułach 734-751 reguluje najważniejsze aspekty umowy zlecenia, definiując prawa i obowiązki obu stron. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania konkretnej czynności zleconej przez zleceniodawcę, przy czym kluczowe znaczenie ma zachowanie należytej staranności w działaniu. Umowa ta opiera się w dużej mierze na wzajemnym zaufaniu między stronami.

Charakterystyka umowy zlecenia

Umowa zlecenie różni się fundamentalnie od umowy o pracę pod wieloma względami. Przede wszystkim jest to umowa starannego działania, co oznacza że zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonych czynności z należytą starannością, ale nie gwarantuje osiągnięcia konkretnego rezultatu. Ta cecha odróżnia ją od umów rezultatu, gdzie wykonawca odpowiada za końcowy efekt swojej pracy.

Podstawową zasadą umowy zlecenia jest osobiste wykonywanie zleconych czynności przez zleceniobiorcę. Jednak umowa może przewidywać możliwość przekazania wykonania pracy osobie trzeciej. W takim przypadku zarówno zleceniobiorca, jak i jego zastępca ponoszą solidarną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zlecenia. Gdy zleceniobiorca wykonuje czynności w sferze prawnej, działa wówczas jak pełnomocnik zleceniodawcy.

Umowa zlecenie charakteryzuje się również znaczną swobodą w zakresie ustalania miejsca, czasu i sposobu wykonywania zleconych zadań. Strony mogą dowolnie kształtować te aspekty współpracy, co czyni tę formę umowy szczególnie elastyczną. Zleceniobiorca może wykonywać swoje obowiązki w dowolnym miejscu i czasie, o ile nie zostało to inaczej określone w umowie.

Ważnym aspektem umowy zlecenia jest fakt, że może być ona zarówno odpłatna, jak i nieodpłatna. Jeśli strony nie określą wynagrodzenia, domniemywa się, że umowa jest odpłatna, a wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona zgodnie z zasadami słuszności i zwyczajami obowiązującymi w danej branży.

Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku

Od 1 stycznia 2017 roku obowiązują przepisy wprowadzające minimalną stawkę godzinową również do umów zlecenia. Jest to istotna zmiana, która wpłynęła na sposób rozliczania tego typu umów. Wysokość minimalnej stawki godzinowej jest bezpośrednio powiązana z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę i zmienia się wraz z jego wysokością.

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wzrosło tylko raz i wynosi 4 666,00 zł. Na podstawie tej kwoty oblicza się minimalną stawkę godzinową dla umów zlecenia, która w 2025 roku wynosi 30,50 zł za godzinę. Ta stawka stanowi dolną granicę wynagrodzenia, poniżej której zleceniodawca nie może wynagradzać zleceniobiorcy.

Wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej pociągnęło za sobą obowiązek ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję w takiej formie, aby organy kontrolujące mogły sprawdzić, czy zostały zastosowane wymogi dotyczące minimalnej stawki godzinowej. Ewidencja powinna być precyzyjna i zawierać wszystkie niezbędne informacje o przepracowanym czasie.

Obowiązek stosowania minimalnej stawki godzinowej dotyczy wszystkich umów zlecenia, niezależnie od ich charakteru czy branży. Wyjątkiem są jedynie umowy zlecenia zawierane z uczniami lub studentami, którzy nie ukończyli 26 lat - w ich przypadku nie ma obowiązku stosowania minimalnej stawki godzinowej.

Składki ZUS przy umowie zlecenia

System ubezpieczeń społecznych w przypadku umów zlecenia jest złożony i zależy od wielu czynników. Podstawową zasadą jest obowiązek naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS. Przedsiębiorca zgłasza zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, czyli emerytalnego i rentowego, natomiast ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny.

Każda umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Oznacza to, że z każdego tytułu umowy zleceniobiorca powinien być zgłoszony do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego, bądź wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, w zależności od sytuacji.

Istnieją jednak sytuacje, w których przedsiębiorca może być zwolniony z obowiązku odprowadzania składek społecznych za zleceniobiorcę. Dzieje się tak, gdy zleceniobiorca posiada inne tytuły do ubezpieczenia, których kwota jest równa lub wyższa niż minimalna krajowa. W takim przypadku obowiązkowo opłacana jest jedynie składka zdrowotna.

Szczególne regulacje dotyczą umów zlecenia zawieranych z własnymi pracownikami. Gdy zawieramy umowę zlecenie z osobą, która jest jednocześnie zatrudniona na podstawie umowy o pracę, zleceniobiorca podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym z tytułu umowy zlecenia. Jest to dodatkowe obciążenie finansowe, ale zapewnia wyższą ochronę ubezpieczeniową.

Wypowiedzenie umowy zlecenia

Jedną z charakterystycznych cech umowy zlecenia jest możliwość jej wypowiedzenia w każdym momencie przez każdą ze stron. Ta elastyczność jest jednocześnie zaletą i wadą tego typu umowy. Może być postrzegana jako zaleta ze względu na swobodę działania stron, ale również jako wada z powodu braku stabilności zatrudnienia.

Umowa zlecenia może zostać wypowiedziana bez podania przyczyny i bez zachowania okresu wypowiedzenia, chyba że strony inaczej postanowiły w treści umowy. Oznacza to, że zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca mogą zakończyć współpracę w dowolnym momencie, co daje im znaczną swobodę działania.

Strony mogą jednak wprowadzić do umowy postanowienia określające termin wypowiedzenia. W takim przypadku każda ze stron będzie zobowiązana do zachowania uzgodnionego terminu. Może to być szczególnie ważne w przypadku długoterminowych projektów lub gdy jedna ze stron potrzebuje czasu na znalezienie zastępstwa.

Wypowiedzenie umowy zlecenia nie wymaga zachowania szczególnej formy, chyba że strony inaczej postanowiły. Może być dokonane ustnie, pisemnie lub nawet w sposób dorozumiany przez zachowanie stron. Jednak ze względów dowodowych zaleca się dokonywanie wypowiedzenia w formie pisemnej.

Odpowiedzialność w ramach umowy zlecenia

Kwestia odpowiedzialności w umowie zlecenia jest regulowana przede wszystkim przez przepisy Kodeksu cywilnego. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za nienależyte wykonanie zlecenia oraz za szkody powstałe w wyniku jego działań. Jednak zakres tej odpowiedzialności jest ograniczony przez charakter umowy jako umowy starannego działania.

Podstawową zasadą jest to, że zleceniobiorca odpowiada za zachowanie należytej staranności przy wykonywaniu zlecenia, ale nie za osiągnięcie konkretnego rezultatu. Oznacza to, że jeśli zleceniobiorca działał z należytą starannością, ale pożądany skutek nie został osiągnięty, nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności.

Umowa może przewidywać możliwość przekazania wykonania zlecenia osobie trzeciej. W takim przypadku zarówno zleceniobiorca, jak i jego zastępca ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie zlecenia. Zleceniobiorca odpowiada wówczas nie tylko za swoje własne działania, ale również za działania osoby, której powierzył wykonanie zlecenia.

Szczególne znaczenie ma sytuacja, gdy zleceniobiorca wykonuje czynności w sferze prawnej. W takim przypadku działa on jak pełnomocnik zleceniodawcy i jego działania wywierają skutki prawne bezpośrednio w stosunku do zleceniodawcy. Odpowiedzialność zleceniobiorcy w takich sytuacjach może być znacznie szersza.

Elementy umowy zlecenia

Prawidłowo sporządzona umowa zlecenia powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy, które zapewnią jasność współpracy i ochronę interesów obu stron. Choć umowa zlecenia może być zawarta również ustnie, ze względów dowodowych zdecydowanie zaleca się formę pisemną.

Umowa zlecenia powinna być zawarta na piśmie i podpisana przez obie strony - zleceniobiorcę i zleceniodawcę. Forma pisemna zapewnia bezpieczeństwo prawne i ułatwia ewentualne dochodzenie roszczeń w przypadku sporów między stronami.

1. Oznaczenie stron umowy z pełnymi danymi zleceniobiorcy i zleceniodawcy
2. Precyzyjne określenie przedmiotu zlecenia i zakresu obowiązków
3. Ustalenie wysokości wynagrodzenia lub wskazanie że umowa jest nieodpłatna
4. Określenie daty rozpoczęcia i zakończenia umowy
5. Ustalenie formy i terminów płatności wynagrodzenia
6. Złożenie podpisów obu stron umowy

Oznaczenie stron umowy powinno być kompletne i precyzyjne. W przypadku zleceniodawcy będącego przedsiębiorcą należy podać nazwę firmy, adres siedziby oraz numer NIP. Dla zleceniobiorcy konieczne są imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej również numer NIP.

Określenie przedmiotu zlecenia stanowi serce umowy i powinno być sformułowane w sposób precyzyjny i jednoznaczny. Należy dokładnie opisać, jakie czynności ma wykonać zleceniobiorca, w jakim zakresie i z jakim standardem jakości. Zbyt ogólne sformułowania mogą prowadzić do nieporozumień i sporów.

Praca na zlecenie a prawo do emerytury

Istotną kwestią dla osób pracujących na podstawie umów zlecenia jest wpływ takiej formy zatrudnienia na przyszłe świadczenia emerytalne. Praca na podstawie umowy zlecenia zalicza się do stażu emerytalnego, od którego zależy wysokość przyszłej emerytury, pod warunkiem że zleceniobiorca opłacał składki na ubezpieczenie emerytalne.

Składki emerytalne odprowadzane z tytułu umowy zlecenia są rejestrowane na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS i wpływają na wysokość przyszłego świadczenia emerytalnego. Im wyższe składki, tym wyższa będzie przyszła emerytura. Dlatego też opłacanie składek emerytalnych z umów zlecenia ma istotne znaczenie dla zabezpieczenia finansowego na starość.

Warto pamiętać, że w przypadku umów zlecenia ze studentami do 26 roku życia nie ma obowiązku odprowadzania składek ZUS, co oznacza że takie okresy nie będą zaliczane do stażu emerytalnego. Może to mieć znaczenie dla osób, które w młodości pracowały głównie na umowach zlecenia jako studenci.

Osoby pracujące na umowach zlecenia powinny regularnie sprawdzać swoje konto w ZUS, aby upewnić się, że wszystkie składki są prawidłowo rozliczane i rejestrowane. W przypadku błędów lub braków należy niezwłocznie zgłosić to do ZUS w celu korekty.

Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia

Wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej dla umów zlecenia pociągnęło za sobą obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy. Przedsiębiorca musi prowadzić dokładną ewidencję przepracowanych godzin, aby móc wykazać organom kontrolnym, że przestrzega przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia.

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w sposób rzetelny i zawierać wszystkie niezbędne informacje. Musi umożliwiać sprawdzenie przez organy kontrolujące, czy została zastosowana minimalna stawka godzinowa. Brak właściwej ewidencji może skutkować sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

• Ewidencja musi zawierać dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
• Należy rejestrować wszystkie przerwy w pracy przekraczające 15 minut
• Konieczne jest odnotowywanie dat wykonywania pracy
• Ewidencja powinna być podpisywana przez zleceniobiorcę
• Dokumenty należy przechowywać przez okres określony przepisami

Forma prowadzenia ewidencji może być różna - może to być tradycyjny dziennik pracy, arkusz kalkulacyjny lub specjalistyczne oprogramowanie. Ważne jest, aby ewidencja była prowadzona systematycznie i zawierała wszystkie wymagane informacje.

Przedsiębiorca powinien również pamiętać o obowiązku przechowywania ewidencji przez odpowiedni okres. Dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez co najmniej pięć lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą. Może to być istotne w przypadku kontroli lub sporów sądowych.

Rozliczenia podatkowe przy umowie zlecenia

Umowa zlecenia ma istotne konsekwencje podatkowe zarówno dla zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. Wynagrodzenie z umowy zlecenia podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a zleceniodawca pełni rolę płatnika podatku, jeśli zleceniobiorca nie prowadzi działalności gospodarczej.

Zleceniodawca ma obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia i przekazania jej do urzędu skarbowego. Wysokość zaliczki zależy od zastosowanej skali podatkowej i ewentualnych ulg podatkowych przysługujących zleceniobiorcy.

Przykład rozliczenia podatkowego: Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie 5000 zł miesięcznie z umowy zlecenia. Po odliczeniu składek ZUS podstawa opodatkowania wynosi około 4200 zł. Przy zastosowaniu 18% stawki podatkowej zaliczka na podatek wyniesie około 756 zł, a wynagrodzenie netto około 3444 zł.

Zleceniobiorca ma prawo do skorzystania z kosztów uzyskania przychodów, które dla umów zlecenia wynoszą 20% przychodów, ale nie więcej niż maksymalna kwota określona w przepisach podatkowych. Koszty te są automatycznie uwzględniane przy obliczaniu podstawy opodatkowania.

W przypadku gdy zleceniobiorca prowadzi działalność gospodarczą, może rozliczać przychody z umów zlecenia w ramach tej działalności. Wówczas ma możliwość stosowania rzeczywistych kosztów uzyskania przychodów lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, w zależności od wybranej formy opodatkowania.

Praktyczne aspekty stosowania umów zlecenia

Umowa zlecenie znajduje szerokie zastosowanie w różnych branżach i sytuacjach biznesowych. Szczególnie popularna jest w sektorach kreatywnych, IT, doradztwa oraz wszędzie tam, gdzie potrzebna jest elastyczność w organizacji pracy. Przedsiębiorcy chętnie korzystają z tej formy współpracy ze względu na jej elastyczność i niższe koszty niż w przypadku umowy o pracę.

Zalety umowy zlecenia dla zleceniodawcy obejmują przede wszystkim elastyczność w kształtowaniu warunków współpracy, możliwość łatwego zakończenia umowy oraz niższe koszty ubezpieczeń społecznych. Dla zleceniobiorcy główną zaletą jest swoboda w organizacji pracy i możliwość jednoczesnego współpracowania z wieloma zleceniodawcami.

• Elastyczność w ustalaniu czasu i miejsca pracy
• Możliwość wypowiedzenia umowy w każdym momencie
• Niższe koszty ubezpieczeń społecznych niż przy umowie o pracę
• Swoboda w kształtowaniu warunków współpracy
• Możliwość współpracy z wieloma zleceniodawcami jednocześnie

Jednak umowa zlecenia ma również swoje wady i ograniczenia. Brak stabilności zatrudnienia, ograniczone świadczenia socjalne oraz brak ochrony przed zwolnieniem to główne minusy tej formy współpracy. Zleceniobiorca nie ma również prawa do urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego na takich samych zasadach jak pracownik.

Przy wyborze umowy zlecenia należy dokładnie przeanalizować specyfikę planowanej współpracy. Jeśli praca ma charakter ciągły, odbywa się w określonym miejscu i czasie oraz pod nadzorem zleceniodawcy, może to wskazywać na konieczność zawarcia umowy o pracę zamiast umowy zlecenia. Organy kontrolne coraz częściej badają, czy dana umowa zlecenia nie powinna być kwalifikowana jako stosunek pracy.

Najczęstsze pytania

Tak, każda umowa zlecenia stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych. Zleceniobiorca powinien być zgłoszony do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych oraz zdrowotnego z każdej umowy zlecenia. Wyjątkiem są umowy ze studentami do 26 roku życia, którzy nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia w 2025 roku wynosi 30,50 zł za godzinę. Stawka ta jest obliczana na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę, które w 2025 roku wynosi 4 666 zł. Zleceniodawca nie może płacić mniej niż ta kwota za godzinę pracy zleceniobiorcy.

Tak, umowa zlecenie może być wypowiedziana przez każdą ze stron w każdym momencie bez podania przyczyny i bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jest to jedna z charakterystycznych cech umowy zlecenia, którą strony mogą jednak zmienić poprzez wprowadzenie odpowiednich postanowień do umowy.

Praca na podstawie umowy zlecenia zalicza się do stażu emerytalnego pod warunkiem opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne. Składki te wpływają na wysokość przyszłej emerytury. Wyjątkiem są umowy ze studentami do 26 lat, z których nie odprowadza się składek ZUS.

Umowa zlecenia powinna zawierać oznaczenie stron, określenie przedmiotu zlecenia, wysokość wynagrodzenia lub informację o nieodpłatności, daty rozpoczęcia i zakończenia umowy, formę zapłaty oraz podpisy obu stron. Zaleca się formę pisemną dla bezpieczeństwa prawnego.

Zleceniobiorca nie ma prawa do urlopu wypoczynkowego na takich samych zasadach jak pracownik. Może jednak skorzystać ze zwolnienia lekarskiego, jeśli opłaca dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Wysokość zasiłku chorobowego będzie wówczas proporcjonalna do opłacanych składek.