Wznowienie działalności gospodarczej - procedury i obowiązki

Wznowienie działalności gospodarczej to kluczowy moment dla każdego przedsiębiorcy, który wcześniej podjął decyzję o zawieszeniu swojej firmy. Proces ten wymaga nie tylko formalnego zgłoszenia w odpowiednich urzędach, ale także dopełnienia szeregu obowiązków związanych z podatkami, składkami ZUS oraz innymi aspektami prowadzenia działalności gospodarczej. Prawidłowe przeprowadzenie procedury wznowienia działalności jest niezbędne do legalnego powrotu do wykonywania czynności będących przedmiotem działalności oraz osiągania bieżących przychodów.

Zawieszenie działalności gospodarczej stanowi rozwiązanie pomocne dla przedsiębiorców w trudnej sytuacji finansowej lub prowadzących działalność sezonową. Okres zawieszenia może być dowolny, w tym bezterminowy, jednak nie może być krótszy niż 30 dni. Podczas zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać czynności stanowiących przedmiot działalności ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Dopuszczalne pozostają jedynie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Kiedy należy złożyć wniosek o wznowienie działalności gospodarczej

Składając wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej, przedsiębiorca może od razu podać datę jej wznowienia. W takim przypadku działalność zostanie automatycznie wznowiona w wybranym przez przedsiębiorcę terminie bez potrzeby składania dodatkowego wniosku. Jest to rozwiązanie wygodne dla osób, które z góry wiedzą, kiedy chcą powrócić do prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeżeli jednak we wniosku przedsiębiorca nie wskaże daty wznowienia, konieczne jest ponowne złożenie do urzędu miasta lub gminy wniosku CEIDG-1. Taki sam obowiązek występuje, gdy przedsiębiorca chce zmienić wcześniej wskazaną datę wznowienia działalności gospodarczej, pod warunkiem zachowania minimalnego okresu zawieszenia wynoszącego 30 dni.

Praktycznym przykładem może być sytuacja przedsiębiorcy prowadzącego usługi florystyczne, który zawiesił firmę na okres 12 miesięcy od 1 czerwca 2024 roku do 31 maja 2025 roku. Jeśli w lutym 2025 roku otrzyma propozycję dużego zlecenia i postanowi wznowić działalność wcześniej, może to zrobić składając wniosek CEIDG-1 o wznowienie działalności gospodarczej ze wskazaniem nowej daty wznowienia, na przykład 1 marca 2025 roku.

Warto podkreślić, że możliwość wcześniejszego wznowienia działalności jest ograniczona wyłącznie koniecznością zachowania minimalnego 30-dniowego okresu zawieszenia. Po upływie tego czasu przedsiębiorca może w każdej chwili zdecydować o powrocie do prowadzenia działalności gospodarczej, niezależnie od pierwotnie planowanego terminu.

Sposoby złożenia wniosku o wznowienie działalności gospodarczej

Formularz CEIDG-1 można złożyć na kilka różnych sposobów, co zapewnia przedsiębiorcom elastyczność w wyborze najwygodniejszej dla nich opcji. Pierwszą możliwością jest złożenie wniosku w formie papierowej w dowolnym urzędzie gminy lub urzędzie miasta. Ta opcja jest szczególnie przydatna dla osób, które preferują bezpośredni kontakt z urzędnikami i chcą mieć pewność, że ich wniosek został właściwie przyjęty.

Drugą opcją jest przesłanie wniosku pocztą. W tym przypadku należy pamiętać, że wniosek CEIDG-1 przesłany listem poleconym powinien zostać opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy potwierdzonym przez notariusza. To dodatkowe wymaganie ma na celu zapewnienie autentyczności dokumentu i ochronę przed ewentualnymi nadużyciami.

W celu złożenia wniosku o odwieszenie działalności gospodarczej drogą elektroniczną należy wykonać następujące kroki:

1. Wejść na stronę internetową biznes.gov.pl
2. Wybrać opcję "Zmień dane w CEIDG"
3. Zalogować się przez Login.gov.pl
4. Wykorzystać profil zaufany lub e-dowód do uwierzytelnienia
5. Wypełnić odpowiednie rubryki formularza

Przy wypełnianiu formularza szczególną uwagę należy zwrócić na dwie kluczowe rubryki. W rubryce 01 "Rodzaj wniosku" należy zaznaczyć opcję "Wniosek o wznowienie działalności gospodarczej". Natomiast w rubryce 12 "Informacja o wznowieniu działalności gospodarczej" podaje się datę wznowienia działalności.

Procedura rozpatrywania wniosku i możliwe problemy

Jeżeli wniosek złożony osobiście przez przedsiębiorcę lub przesłany listem poleconym jest niepoprawny, urząd wzywa przedsiębiorcę do skorygowania lub uzupełnienia go we wskazanym zakresie w terminie 7 dni roboczych od otrzymania wezwania. Jest to ważny termin, którego niedotrzymanie może skutkować tym, że wniosek nie zostanie rozpatrzony.

Gdy przedsiębiorca nie poprawi wniosku w określonym w wezwaniu terminie, wniosek nie zostanie rozpatrzony, co oznacza konieczność złożenia nowego, poprawnego wniosku. Dlatego tak ważne jest staranne wypełnienie wszystkich wymaganych pól i dokładne sprawdzenie poprawności danych przed złożeniem wniosku.

Istotną informacją dla przedsiębiorców jest fakt, że wniosek o wznowienie działalności gospodarczej można złożyć w różnych momentach względem planowanej daty wznowienia. Można go złożyć zarówno przed planowaną datą wznowienia, jak i w dniu wznowienia, a nawet po tej dacie. Ta elastyczność pozwala na dostosowanie procedury do indywidualnych potrzeb i okoliczności przedsiębiorcy.

Kolejną ważną informacją jest fakt, że wznowienie działalności gospodarczej wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest bezpłatne. Przedsiębiorcy nie muszą więc ponosić żadnych kosztów związanych z samą procedurą wznowienia działalności, co stanowi dodatkową zachętę do skorzystania z tej możliwości.

Przedsiębiorca prowadzący sezonowy ośrodek wypoczynkowy zawiesił działalność na okres zimowy od października do kwietnia. W marcu otrzymał nietypowe zamówienie na organizację zimowego wydarzenia firmowego. Może wznowić działalność wcześniej, składając wniosek CEIDG-1 z nową datą wznowienia, pod warunkiem że od zawieszenia minęło już 30 dni.

Automatyczne powiadomienia i wznowienie działalności

Wznowienie działalności następuje z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu wniosku. Ta szybkość procedury pozwala przedsiębiorcom na praktycznie natychmiastowy powrót do prowadzenia działalności gospodarczej po złożeniu wniosku.

Po wznowieniu działalności gospodarczej na podstawie wniosku CEIDG-1, informacja o odwieszeniu działalności trafia automatycznie do ZUS, US i GUS. To automatyczne powiadamianie instytucji znacznie upraszcza procedury i zmniejsza obciążenie administracyjne przedsiębiorców, którzy nie muszą osobno zgłaszać wznowienia działalności w każdej z tych instytucji.

Należy jednak pamiętać o zgłoszeniu zaistniałych podczas zawieszenia zdarzeń, które mogły wpłynąć na rozliczenia podatkowe lub z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Jest to konieczne ze względu na to, że wznowienie dziaalności powoduje stan, jaki miał miejsce przed zawieszeniem.

Obowiązki przedsiębiorcy po wznowieniu działalności

Po wznowieniu działalności gospodarczej przedsiębiorca wraca do normalnego trybu prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że może w pełni wykonywać czynności związane z firmą, w tym wystawiać faktury, zawierać umowy czy zatrudniać pracowników. Na takich samych zasadach jak przed zawieszeniem załatwia też sprawy urzędowe, dopełnia formalności rozliczeniowych i płaci podatki.

Decydując się na odwieszenie firmy, poza złożeniem wniosku o wznowienie działalności gospodarczej należy pamiętać o dotrzymaniu wszystkich terminów wynikających z przepisów prawa. Dotyczy to między innymi płatności składek ZUS, podatku dochodowego czy podatku VAT. Niedotrzymanie tych terminów może skutkować nałożeniem kar i odsetek, co dodatkowo obciąży budżet przedsiębiorcy.

Jeżeli odwieszenie działalności nastąpiło w trakcie roku, to przy wyliczaniu pierwszej zaliczki na podatek dochodowy należy pamiętać, aby ująć ewentualne koszty lub przychody z czasu zawieszenia firmy. To ważny aspekt rozliczeń podatkowych, który często jest pomijany przez przedsiębiorców powracających do działalności.

Ważnym aspektem wznowienia działalności jest również kwestia uprawnień i zezwoleń. Wznawiając działalność gospodarczą wymagającą posiadania koncesji czy zezwoleń, należy upewnić się, że nie straciły one ważności. W razie utraty ważności przed wznowieniem wykonywania działalności należy złożyć stosowne wnioski w celu przedłużenia określonych uprawnień niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej.

Zatrudnienie pracowników po wznowieniu działalności

Decydując się na zatrudnienie pracowników po odwieszeniu działalności, trzeba zadbać o dopełnienie wszelkich formalności z tym związanych. Obejmuje to szereg czynności, które są niezbędne do legalnego zatrudnienia oraz zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy.

Podstawowe formalności związane z zatrudnieniem pracowników obejmują:

• Podpisanie odpowiednich umów o pracę lub umów cywilnoprawnych
• Przeprowadzenie badań wstępnych pracowników zgodnie z wymogami prawa pracy
• Zorganizowanie szkoleń BHP dla nowo zatrudnionych pracowników
• Zgłoszenie pracowników do ZUS w odpowiednich terminach
• Założenie akt osobowych pracowników
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Warto również pamiętać o konieczności aktualizacji wszelkich dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Może to dotyczyć regulaminów pracy, regulaminów wynagradzania, polityk bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych dokumentów wewnętrznych firmy.

Przedsiębiorca prowadzący sklep z pamiątkami w miejscowości turystycznej zawiesił działalność na okres zimowy. Przed sezonem letnim postanowił wznowić działalność i zatrudnić trzech pracowników sezonowych. Musi złożyć wniosek CEIDG-1, zgłosić pracowników do ZUS przed dopuszczeniem do pracy, przeprowadzić badania wstępne i szkolenia BHP.

Składki ZUS po wznowieniu działalności

Zgłoszenie obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia ZUS dokonywane jest automatycznie wraz ze złożeniem wniosku CEIDG-1. Na podstawie uaktualnionego wpisu w CEIDG Zakład Ubezpieczeń Społecznych ponownie rejestruje przedsiębiorcę jako płatnika składek. Jest to kolejny przykład automatyzacji procesów, która ułatwia przedsiębiorcom powrót do prowadzenia działalności.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy podczas zawieszenia wystąpiły zdarzenia powodujące zmianę tytułu do ubezpieczeń, wówczas konieczne jest złożenie dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń z nowym kodem informujących o zaistniałej zmianie. Taki obowiązek występuje w szczególności w przypadku zakończenia okresu preferencyjnego ZUS czy podjęcia pracy w ramach umowy o pracę.

Warto również pamiętać o tym, że po wznowieniu działalności przedsiębiorca może być uprawniony do skorzystania z różnych form preferencyjnych składek ZUS, jeśli spełnia odpowiednie warunki. Może to dotyczyć na przykład małego ZUS plus, preferencyjnych składek dla początkujących przedsiębiorców czy innych ulg przewidzianych w przepisach.

Księgowanie kosztów poniesionych podczas zawieszenia

Podczas okresu zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy często ponoszą różne koszty związane z utrzymaniem firmy. Mogą to być opłaty za wynajem lokalu, media, ubezpieczenia czy inne koszty stałe. Po wznowieniu działalności konieczne jest prawidłowe zaksięgowanie tych kosztów w księgach rachunkowych.

Aby prawidłowo zaksięgować fakturę otrzymaną w trakcie zawieszenia, należy zwrócić szczególną uwagę na właściwe uzupełnienie dat w systemie księgowym. Jest to kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatków oraz prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z przepisami prawa.

Przy księgowaniu faktury otrzymanej podczas zawieszenia należy właściwie uzupełnić następujące daty:

1. Data wystawienia - zgodnie z datą widoczną na fakturze
2. Data księgowania do KPiR - pierwszy dzień wznowienia działalnoci gospodarczej
3. Data księgowania do VAT - pierwszy dzień wznowienia działalności gospodarczej
4. Termin płatności - zgodnie z datą widoczną na fakturze

Dzięki prawidłowemu datowaniu wydatek trafi do odpowiedniej kolumny KPiR oraz rejestru VAT zakupów. To zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi oraz umożliwia prawidłowe rozliczenie podatku VAT i podatku dochodowego.

Warto również pamiętać o tym, że niektóre koszty poniesione podczas zawieszenia działalności mogą nie być w pełni uznawane za koszty uzyskania przychodów. Dlatego ważne jest dokładne przeanalizowanie charakteru każdego kosztu i jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Najczęstsze pytania

Tak, można wznowić działalność wcześniej niż pierwotnie planowano, pod warunkiem zachowania minimalnego 30-dniowego okresu zawieszenia. W tym celu należy złożyć wniosek CEIDG-1 o wznowienie działalności gospodarczej ze wskazaniem nowej, wcześniejszej daty wznowienia.

Wznowienie działalności gospodarczej wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest całkowicie bezpłatne. Przedsiębiorcy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z samą procedurą wznowienia działalności.

Wznowienie działalności następuje z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu wniosku. Jest to bardzo szybka procedura, która pozwala na praktycznie natychmiastowy powrót do prowadzenia działalności.

Tak, po wznowieniu działalności gospodarczej informacja o odwieszeniu działalności trafia automatycznie do ZUS, US i GUS. Przedsiębiorcy nie muszą osobno zgłaszać wznowienia w każdej z tych instytucji, co znacznie upraszcza procedury.

Jeśli podczas zawieszenia wystąpiły zdarzenia powodujące zmianę tytułu do ubezpieczeń, konieczne jest złożenie dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń z nowym kodem. Dotyczy to szczególnie zakończenia okresu preferencyjnego ZUS czy podjęcia pracy na umowę o pracę.

Tak, wniosek o wznowienie działalności gospodarczej można złożyć zarówno przed planowaną datą wznowienia, w dniu wznowienia, jak i po tej dacie. Ta elastyczność pozwala na dostosowanie procedury do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy.