Świadczenie usług przez członka zarządu dla spółki z o.o.

Spis treści

Członkowie zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością często poszukują dodatkowych form współpracy ze swoimi spółkami. Poza tradycyjnym powołaniem do zarządu, istnieje możliwość świadczenia dodatkowych usług na rzecz spółki przez prowadzoną działalność gospodarczą. Takie rozwiązanie pozwala na wykorzystanie specjalistycznej wiedzy i doświadczenia członków zarządu w szerszym zakresie niż wynika to z podstawowych obowiązków zarządczych.

Kluczową kwestią jest właściwe rozgraniczenie zadań wykonywanych w ramach powołania od usług świadczonych na podstawie odrębnych umów. Członek zarządu może prowadzić własną działalność gospodarczą i za jej pośrednictwem oferować specjalistyczne usługi swojej spółce, pod warunkiem zachowania odpowiedniego rozdziału kompetencji i zadań.

Pozycja prawna członka zarządu w spółce z o.o.

Członek zarządu to osoba powołana przez wspólników na drodze uchwały wspólników do pełnienia funkcji w jednym z najważniejszych organów spółki. Zarząd spółki prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, co oznacza szerokie uprawnienia i odpowiedzialność za funkcjonowanie podmiotu gospodarczego.

Zarząd może składać się z jednego albo większej liczby członków powołanych spośród wspólników lub spoza ich grona. Każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki oraz może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników bez utraty roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego

Kodeks spółek handlowych nakłada na członków zarządu szereg ograniczeń związanych z konkurencją. Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.

Procedura powołania i odwołania członka zarządu jest ściśle określona prawem. Uchwała wspólników lub umowa spółki mogą określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. W niektórych przypadkach umowa spółki może przewidywać, że członek zarządu jest powoływany przez radę nadzorczą po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego.

W przypadku rezygnacji członka zarządu, gdy żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom i jednocześnie zwołuje zgromadzenie wspólników. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników zawiera oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników

Formy współpracy członka zarządu ze spółką z o.o.

Członek zarządu może wykonywać swoją pracę w oparciu o kilka różnych form prawnych. Każda z nich charakteryzuje się odmiennymi cechami i konsekwencjami prawnymi oraz podatkowymi.

Powołanie do zarządu

Podstawową formą wykonywania obowiązków wobec spółki jest uchwała powołania. Członek zarządu zostaje powołany do pełnienia swojej funkcji w zarządzie spółki na podstawie decyzji wspólników. Ta forma współpracy wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu spółek handlowych i określa podstawowe obowiązki związane z prowadzeniem spraw spółki.

Powołanie do zarządu nie stanowi stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy. Członek zarządu działa jako organ spółki, podejmując decyzje w imieniu i na rzecz podmiotu gospodarczego. Za pełnienie funkcji członka zarządu przysługuje wynagrodzenie określone w uchwale wspólników lub umowie spółki.

Umowa o pracę z członkiem zarządu

Inną formą współpracy między spółką a członkiem zarządu jest zatrudnienie na umowę o pracę. W takim przypadku członek zarządu podlega nie tylko przepisom Kodeksu spółek handlowych, ale także Kodeksowi pracy. Niezwykle ważną kwestią jest właściwe rozgraniczenie zakresu czynności wchodzących w skład stosunku pracy od obowiązków wynikających z pełnienia funkcji członka zarządu.

Zakres czynności wchodzących w skład stosunku pracy musi różnić się od zakresu obowiązków przynależnych do charakteru stanowiska jako członka zarządu. Kodeks pracy wyróżnia członków zarządu pod względem poziomu uprawnień, do których nie będą mieli dostępu tak jak tradycyjni pracownicy. Nie przysługuje im nieprzerwany odpoczynek przez co najmniej 11 godzin w ciągu doby, ograniczenie tygodniowego czasu pracy ani wynagrodzenie za nadgodziny

Zatrudnienie członka zarządu na umowę o pracę wymaga szczególnej ostrożności w definiowaniu obowiązków pracowniczych. Nie mogą one pokrywać się z zadaniami wynikającymi z pełnienia funkcji w zarządzie, co może prowadzić do problemów interpretacyjnych i podatkowych.

Umowa zlecenie

Członek zarządu może świadczyć usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, jaką jest umowa zlecenie. Przez umowę zlecenie przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Ta forma współpracy charakteryzuje się większą elastycznością niż umowa o pracę.

Umowa zlecenie z członkiem zarządu umożliwia swobodniejsze podejście do relacji zawodowych zleceniodawca-zleceniobiorca w porównaniu z relacją pracodawca-pracownik. Czas wykonywania zlecenia nie jest reglamentowany, a wynagrodzenie może być ustalone w dowolnej rynkowej wysokości. Przyjmujący zlecenie może bez uprzedniej zgody dającego zlecenie odstpić od wskazanego przez niego sposobu wykonania zlecenia w określonych okolicznościach.

Kontrakt menedżerski

Szczególną formą współpracy między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem zarządu jest kontrakt menedżerski. Charakteryzuje go to, że wykonuje go członek zarządu posiadający specjalistyczne kwalifikacje do zarządzania spółką. W odróżnieniu od umowy o pracę, członek zarządu wykonujący kontrakt menedżerski nie podlega w sferze zawodowej kierownictwu spółki.

Kontrakt menedżerski pozwala na dokładne skonkretyzowanie zadań do wykonania, warunków zatrudnienia oraz stopnia odpowiedzialności. Swoboda zawierania tego typu umów umożliwia elastyczne dostosowanie współpracy do potrzeb spółki i możliwości członka zarządu. Wykonawca kontraktu menedżerskiego ponosi odpowiedzialność za rezultaty swojej pracy zgodnie z ustalonymi kryteriami

Świadczenie usług przez działalność gospodarczą członka zarządu

Zupełnie inną możliwością współpracy między członkiem zarządu a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością jest świadczenie usług przez firmę należącą do członka zarządu na rzecz spółki. W tej sytuacji członek zarządu wykonuje usługi dla spółki, prowadząc swoją własną działalność gospodarczą.

Kluczową kwesti w tym rozwiązaniu jest właściwe rozgraniczenie zadań. Członek zarządu nie może świadczyć usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, które zawierają zadania pokrywające się z obowiązkami wykonywanymi na rzecz spółki w ramach powołania do zarządu. Dlatego w zawieranej umowie współpracy należy precyzyjnie określić zadania wykonywane przez członka zarządu poprzez swoją firmę na rzecz spółki.

Organy podatkowe przyjmują, że świadczenie usług na rzecz spółki przez członka zarządu w ramach jego działalności gospodarczej jest dopuszczalne, pod warunkiem zachowania odpowiedniego rozdziału kompetencji. Przychody z takiej działalności są klasyfikowane jako przychody z działalności gospodarczej, co ma istotne konsekwencje podatkowe.

Członek zarządu spółki technologicznej prowadzi równolegle działalność gospodarczą w zakresie doradztwa IT. Może świadczyć dla swojej spółki specjalistyczne usługi doradcze w zakresie implementacji nowych systemów informatycznych, pod warunkiem że zadania te nie pokrywają się z jego obowiązkami zarządczymi dotyczącymi bieżącego prowadzenia spraw spółki.

Praktyczne przykłady świadczenia usług doradczych

Analiza interpretacji podatkowych pokazuje, jak w praktyce wygląda świadczenie usług doradczych przez członka zarządu na rzecz spółki. W jednym z przypadków rozpatrzonych przez Krajową Informację Skarbową, członek zarządu wykonywał na mocy uchwały powołania podstawowe zadania zarządcze, a równolegle świadczył specjalistyczne usługi doradcze przez swoją działalność gospodarczą.

Zadania wynikające z powołania do zarządu obejmowały:

reprezentowanie spółki zgodnie z zasadami Kodeksu spółek handlowych
uczestnictwo w posiedzeniach zarządu
kształtowanie strategii spółki i podejmowanie decyzji odnośnie jej realizacji
współudział w opracowywaniu długoterminowych planów działalności
identyfikację i usuwanie usterek w procesie organizacji działalności spółki
zawieranie umów w imieniu spółki z kontrahentami i pracownikami

Zadania wykonywane w ramach działalności gospodarczej muszą być wyraźnie oddzielone od obowiązków zarządczych. Członek zarządu nadal ponosi odpowiedzialność wobec spółki oraz osób trzecich za rezultat czynności realizowanych poprzez swoją działalność gospodarczą. Nie wykonuje przy tym umowy o świadczenie usług doradczych pod kierownictwem spółki

Usługi doradcze świadczone przez działalność gospodarczą obejmowały w analizowanym przypadku:

Optymalizację struktury organizacyjnej działu sprzedaży i marketingu
Badanie aktywności i efektywności sprzedawców
Przygotowywanie celów jakościowych i ilościowych dla zespołu sprzedaży
Tworzenie planów marketingowych, promocji i reklamy
Przygotowywanie analiz rynku dla celów marketingu i sprzedaży
Konsultacje w zakresie tworzenia materiałów reklamowych
Wsparcie w przygotowaniu budżetu działu sprzedaży i marketingu

Obszar działania	Zadania z powołania	Usługi z działalności gospodarczej
Strategia	Kształtowanie strategii spółki	Doradztwo strategiczne w marketingu
Organizacja	Identyfikacja usterek organizacyjnych	Optymalizacja struktury działu
Planowanie	Długoterminowe plany działalności	Plany marketingowe i promocyjne
Analityka	Bieżące sprawy spółki	Specjalistyczne analizy rynku

Krajowa Informacja Skarbowa uznała, że konstrukcja zadań w przedstawionym kształcie powoduje, iż przychód członka zarządu z umowy o współpracę ze świadczonych usług na rzecz spółki powinien być zaklasyfikowany jako przychód z działalności gospodarczej. Kluczowe znaczenie ma właściwe rozgraniczenie zakresu obowiązków

Świadczenie usług marketingowych i technicznych

Kolejny praktyczny przykład dotyczy świadczenia usług marketingowych i technicznych przez członków zarządu. W analizowanym przypadku trzech członków zarządu prowadziło odrębnie indywidualne działalności gospodarcze, w ramach których świadczyli określone usługi na rzecz spółki o charakterze eksperckim.

Pierwszy członek zarządu jako prezes zarządu realizował podstawowe obowiązki zarządcze:

ustalanie kierunków działania i rozwoju spółki
reprezentowanie spółki na spotkaniach i negocjacjach
reprezentowanie spółki w organizacjach branżowych
budowanie wizerunku spółki
podejmowanie działań niezastrzeżonych dla innych członków zarządu

Równolegle w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonywał usługi:

pośrednictwo w zakresie sprzedaży
kontakt z potencjalnymi klientami spółki
obsługę narzędzi sprzedażowych i marketingowych
przygotowanie artykułów i treści na strony internetowe
tworzenie programów komputerowych
przygotowywanie opracowań i analiz informatycznych

Drugi członek zarządu realizował obowiązki związane z rozwojem i stabilizacją procesów spółki oraz zarządzaniem zmianą. W ramach działalności gospodarczej przeprowadzał szkolenia techniczne i personalne, badania i analizy rynku oraz świadczył usługi informatyczne. Wszystkie usługi miały charakter ekspercki i nie były wykonywane w ramach stosunku powołania

Trzeci członek zarządu wykonywał obowiązki zarządcze obejmujące:

przygotowanie budżetów, prognoz i planów finansowych
nadzór nad kontaktami z biurem rachunkowym
kontakt z kancelariami prawnymi i podatkowymi
reprezentację spółki na spotkaniach i negocjacjach
podejmowanie kluczowych decyzji inwestycyjnych

W ramach działalności gospodarczej świadczył usługi:

nadzoru nad infrastrukturą techniczną spółki
nadzoru nad usługami w chmurach
przeprowadzania szkoleń technicznych dla pracowników
prowadzenia strony internetowej spółki
tworzenia i rozwijania programów komputerowych

Kluczowe zasady rozgraniczenia zadań

Właściwe rozgraniczenie zadań wykonywanych w ramach powołania od usług świadczonych przez działalność gospodarczą wymaga zachowania kilku fundamentalnych zasad. Przede wszystkim zadania muszą być wyraźnie różne pod względem charakteru i zakresu wykonywanych czynności.

Członkowie zarządu przy świadczeniu usług w ramach prowadzonych działalności gospodarczych ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowość ich świadczenia na rzecz spółki. Istotne jest również to, że usługi te mogą być świadczone także na rzecz innych firm, co potwierdza ich komercyjny i niezależny charakter.

Zadania z powołania dotyczą ogólnego zarządzania spółką i reprezentacji
Usługi z działalności gospodarczej mają charakter specjalistyczny i ekspercki
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność za jakość świadczonych usług
Usługi mogą być oferowane również innym podmiotom gospodarczym
Wynagrodzenie za usługi jest niezależne od wynagrodzenia z powołania

Krajowa Informacja Skarbowa stwierdza, że świadczenie usług na rzecz spółki przez członków zarządu tej spółki kwalifikuje się jako działalność gospodarcza. Przychody z tych usług będą zaliczane do źródła przychodów z działalności gospodarczej i nie będą zaliczać się do wynagrodzenia z tytułu powołania ani do wynagrodzenia w ramach umów o zarządzanie przedsiębiorstwem

Aspekty podatkowe świadczenia usług

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz spółki w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma istotne konsekwencje podatkowe. Przychody z takich usług są klasyfikowane jako przychody z działalności gospodarczej, co oznacza zastosowanie odpowiednich przepisów podatkowych dotyczących tego źródła przychodów.

Członek zarządu prowadzący działalność gospodarczą może skorzystać z różnych form opodatkowania dostępnych dla przedsiębiorców, w zależności od spełnienia odpowiednich warunków. Może to być podatek liniowy, skala podatkowa lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Ważne jest również właściwe dokumentowanie świadczonych usług. Umowy między spółką a działalnością gospodarczą członka zarządu powinny precyzyjnie określać zakres świadczonych usług, sposób rozliczania oraz wysokość wynagrodzenia. Dokumentacja ta może być przedmiotem kontroli organów podatkowych.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działająca w branży e-commerce zawarła umowę z działalnością gospodarczą swojego członka zarządu na świadczenie usług optymalizacji procesów logistycznych. Członek zarządu jako prezes odpowiada za ogólne zarządzanie spółką, natomiast przez swoją firmę świadczy specjalistyczne usługi doradcze w zakresie automatyzacji magazynu i optymalizacji tras dostaw.

Ograniczenia i wymogi prawne

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz spółki podlega określonym ograniczeniom prawnym. Przede wszystkim należy pamiętać o zakazie konkurencji wynikającym z Kodeksu spółek handlowych. Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi.

Usługi świadczone przez działalność gospodarczą członka zarządu nie mogą stanowić działalności konkurencyjnej wobec spółki. Muszą one wspierać działalność spółki lub dotyczyć obszarów, w których spółka nie prowadzi działalności operacyjnej.

Kolejnym ważnym aspektem jest konieczność uzyskania odpowiednich zgód lub uchwał wspólników, jeśli wynika to z umowy spółki lub specyfiki świadczonych usług. Niektóre umowy spółki mogą zawierać szczególne postanowienia dotyczące dodatkowej działalności członków zarządu.

Świadczenie usług przez członka zarządu wymaga zachowania najwyższych standardów etycznych i transparentności. Wszystkie umowy powinny być zawierane na warunkach rynkowych, a ich treść powinna być znana pozostałym wspólnikom. Członek zarządu nie może wykorzystywać swojej pozycji do uzyskania nieuzasadnionych korzyści finansowych

Dokumentacja i formalizacja współpracy

Właściwa dokumentacja współpracy między spółką a działalnością gospodarczą członka zarządu ma kluczowe znaczenie dla jej legalności i przejrzystości. Umowa o świadczenie usług powinna zawierać szczegółowy opis zadań, terminów wykonania, sposobu rozliczania oraz wysokości wynagrodzenia.

Dokumentacja powinna również obejmować:

Szczegółowy opis świadczonych usług
Harmonogram wykonywania zadań
Kryteria oceny jakości świadczonych usług
Sposób rozliczania kosztów i wydatków
Procedury raportowania i kontroli wykonania
Zasady odpowiedzialności za jakość usług

Wszystkie faktury i dokumenty księgowe związane ze świadczonymi usługami muszą być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Spółka powinna prowadzić ewidencję zawartych umów i wykonanych usług, co ułatwi ewentualne kontrole organów podatkowych.

Umowy o świadczenie usług między spółką a działalnością gospodarczą członka zarządu powinny być zawierane na warunkach rynkowych. Oznacza to, że wynagrodzenie i warunki współpracy powinny odpowiadać tym, które spółka uzgodniłaby z niezależnym dostawcą podobnych usług. Takie podejście minimalizuje ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe

Najczęstsze pytania

Czy członek zarządu może prowadzić działalność gospodarczą i świadczyć usługi dla swojej spółki?

Tak, członek zarządu może prowadzić działalność gospodarczą i świadczyć usługi dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, pod warunkiem że zadania wykonywane w ramach działalności gospodarczej nie pokrywają się z obowiązkami wynikającymi z powołania do zarządu. Konieczne jest właściwe rozgraniczenie zakresu obowiązków i precyzyjne określenie świadczonych usług w umowie.

Jakie usługi może świadczyć członek zarządu przez swoją działalność gospodarczą?

Członek zarządu może świadczyć różnorodne usługi specjalistyczne, takie jak doradztwo strategiczne, usługi marketingowe, analizy rynku, szkolenia, usługi informatyczne czy doradztwo techniczne. Kluczowe jest to, aby usługi te miały charakter ekspercki i nie dotyczyły bieżącego zarządzania spółką, które jest przedmiotem powołania do zarządu.

Jak są opodatkowane przychody z usług świadczonych przez członka zarządu?

Przychody z usług świadczonych przez działalność gospodarczą członka zarządu na rzecz spółki są klasyfikowane jako przychody z działalności gospodarczej. Oznacza to zastosowanie przepisów podatkowych dotyczących działalności gospodarczej, z możliwością wyboru odpowiedniej formy opodatkowania w zależności od spełnienia warunków.

Czy wymagane są specjalne zgody wspólników na świadczenie usług przez członka zarządu?

Wymogi dotyczące zgód wspólników zależą od postanowień umowy spółki i charakteru świadczonych usług. Jeśli umowa spółki nie zawiera szczególnych ograniczeń, a świadczone usługi nie stanowią działalności konkurencyjnej, to zazwyczaj nie są wymagane dodatkowe zgody. Jednak ze względów transparentności zaleca się informowanie wspólników o takich umowach.

Jakie dokumenty są potrzebne do formalizacji świadczenia usług?

Do formalizacji współpracy potrzebna jest umowa o świadczenie usług zawierająca szczegółowy opis zadań, terminów, wynagrodzenia i warunków wykonania. Dodatkowo należy prowadzić właściwą dokumentację księgową, w tym faktury za świadczone usługi, oraz ewidencję wykonanych prac zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi i księgowymi.

Czy członek zarządu może świadczyć podobne usługi dla innych firm?

Tak, członek zarządu może świadczyć usługi również dla innych firm, pod warunkiem że nie narusza to zakazu konkurencji określonego w Kodeksie spółek handlowych. Świadczenie usług dla innych podmiotów potwierdza komercyjny charakter działalności i niezależność od funkcji zarządczych w spółce.