Podpisanie umowy o badanie sprawozdania finansowego

Podpisanie umowy o badanie sprawozdania finansowego stanowi kluczowy moment w procesie audytorskim każdej jednostki gospodarczej. To formalne potwierdzenie wyboru firmy audytorskiej przez jednostkę, które poprzedza rozpoczęcie właściwych prac audytorskich. Proces ten wymaga zachowania odpowiednich terminów i procedur zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co ma bezpośredni wpływ na skuteczność całego procesu badania sprawozdania finansowego.

Właściwe przeprowadzenie procedury wyboru i zawarcia umowy z firmą audytorską jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również gwarancją profesjonalnego przeprowadzenia badania. Jednostki gospodarcze muszą być świadome swoich obowiązków i uprawnień w tym zakresie, aby uniknąć problemów prawnych i zapewnić zgodność z wymogami ustawowymi.

Uprawnienia do wyboru firmy audytorskiej

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, wybór firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego nie jest kompetencją dowolnego organu w jednostce. Prawo to zostało precyzyjnie określone w przepisach prawnych, aby zapewnić właściwy nadzór nad procesem audytorskim.

Organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe może mieć różną formę w zależności od typu jednostki gospodarczej. W spółkach akcyjnych będzie to zazwyczaj walne zgromadzenie akcjonariuszy, w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością - zgromadzenie wspólników, natomiast w innych formach organizacyjnych może to być rada nadzorcza lub inny organ statutowy.

Ważne jest, aby jednostki gospodarcze dokładnie sprawdziły swoje statuty i regulaminy wewnętrzne, ponieważ mogą one zawierać szczeglne postanowienia dotyczące procedury wyboru firmy audytorskiej. W niektórych przypadkach kompetencje te mogą być delegowane na inne organy lub osoby, ale zawsze musi to wynikać z wiążących jednostkę przepisów prawa.

Proces wyboru firmy audytorskiej powinien być przeprowadzony z należytą starannością, uwzględniając kryteria jakości, doświadczenia i niezależności potencjalnych audytorów. Organ dokonujący wyboru powinien również uwzględnić specyfikę działalności jednostki oraz złożoność jej operacji biznesowych.

Zawarcie umowy o badanie sprawozdania finansowego

Po dokonaniu wyboru firmy audytorskiej przez uprawniony organ, kolejnym etapem jest formalne zawarcie umowy o badanie sprawozdania finansowego. Ten proces również podlega szczegółowym regulacjom prawnym, które określają kto może zawrzeć taką umowę oraz w jakich terminach.

Umowę o badanie sprawozdania finansowego z wybraną firmą audytorską zawiera kierownik jednostki, niezależnie od tego, kto dokonał wyboru audytora. Jest to istotne rozróżnienie między procesem wyboru a procesem zawierania umowy, które często bywa źródłem nieporozumień w praktyce gospodarczej.

W przypadku gdy organ kierowniczy ma charakter wieloosobowy, umowa może zostać podpisana zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji. Oznacza to, że nie jest wymagany podpis każdego członka organu kierowniczego, ale umowa musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji jednostki zgodnie z jej statutem lub umową spółki.

Umowa o badanie sprawozdania finansowego powinna być przejrzysta i zabezpieczać interesy obu stron. Musi zawierać wszystkie istotne elementy, takie jak zakres badania, terminy wykonania, wynagrodzenie oraz odpowiedzialność stron. Szczególną uwagę należy zwrócić na klauzule, które mogłyby ograniczać niezależność audytora lub wpływać na jakość badania.

Udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji

Jednym z najważniejszych aspektów terminowego zawierania umowy o badanie sprawozdania finansowego jest konieczność zapewnienia biegłemu rewidentowi możliwości udziału w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Ten wymóg ma fundamentalne znaczenie dla jakości i wiarygodności całego procesu audytorskiego.

Biegły rewident zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości powinien mieć zapewnioną możliwość wzięcia udziału w spisie z natury zapasów w roli obserwatora. Oznacza to, że umowa o badanie sprawozdania finansowego musi zostać zawarta jeszcze przed rozpoczęciem inwentaryzacji, aby audytor mógł właściwie zaplanować i przeprowadzić swoje czynności.

1. Wybór podmiotu uprawnionego i zawarcie umowy o badanie musi nastąpić przed rozpoczęciem inwentaryzacji zapasów
2. Biegły rewident musi zostać zawiadomiony o terminach przeprowadzenia spisu z natury
3. Audytor powinien być poinformowany o szczególnych warunkach spisu, takich jak wymagane uprawnienia lub specjalistyczne wyposażenie
4. Firma audytorska powinna otrzymać wszystkie niezbędne informacje organizacyjne dotyczące inwentaryzacji
5. Należy zapewnić audytorowi dostęp do wszystkich lokalizacji, w których będzie przeprowadzana inwentaryzacja

Biegły rewident podczas inwentaryzacji pełni rolę obserwatora i nie uczestniczy aktywnie w samym procesie spisywania zapasów. Ma jednak szereg uprawnień, które pozwalają mu na właściwą ocenę przebiegu inwentaryzacji i jej wyników.

Uprawnienia biegłego rewidenta podczas inwentaryzacji obejmują:

• Wgląd w całą dokumentację inwentaryzacyjną oraz otrzymanie jej kopii
• Wnioskowanie o ponowne przeliczenie wybranych składników zapasów w ramach wyrywkowego sprawdzenia
• Uzyskiwanie wyjaśnień od członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących w procesie
• Potwierdzanie na arkuszu spisowym swojej obecności podczas spisu konkretnych składników zapasów

Okres obowiązywania umowy audytorskiej

Umowy o badanie sprawozdania finansowego podlegają szczególnym regulacjom dotyczącym okresu ich obowiązywania, szczególnie w przypadku badań ustawowych. Te przepisy mają na celu zapewnienie stabilności relacji między jednostką a firmą audytorską, a jednocześnie gwarantowanie niezależności audytora.

W przypadku badania ustawowego pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego zawierana jest z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata. Istnieje również możliwość przedłużenia tej umowy na kolejne okresy, przy czym każdy z nich musi trwać co najmniej dwa lata.

Koszty przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego w całości ponosi badana jednostka, niezależnie od okresu trwania umowy. Te koszty powinny być precyzyjnie określone w umowie, wraz z zasadami ich rozliczania i terminami płatności.

Rozwiązanie umowy o badanie sprawozdania finansowego przez firmę audytorską może nastąpić wyłącznie w szczególnych okolicznościach określonych przez prawo. Ustawodawca precyzyjnie wskazał, co nie może stanowić podstawy do rozwiązania umowy, aby chronić niezależność audytora.

Uzasadnione podstawy do rozwiązania umowy obejmują następujące sytuacje:

• Wystąpienie zdarzeń uniemożliwiających spełnienie wymagań prawnych dotyczących badania
• Naruszenie zasad etyki zawodowej lub przepisów o niezależności
• Niespełnienie wymogów krajowych standardów wykonywania zawodu
• Niedotrzymanie warunków umowy innych niż te skutkujące opinią z zastrzeżeniami
• Przekształcenia lub zmiany właścicielskie uzasadniające zmianę audytora

Spółka akcyjna zawarła trzyletnią umowę z firmą audytorską na badanie sprawozdań finansowych. Po roku współpracy nastąpiła zmiana właścicielska polegająca na przejęciu przez inwestora strategicznego. Nowi właściciele chcieli zmienić firmę audytorską, powołując się na konieczność dostosowania do standardów grupy kapitałowej. Taka sytuacja może stanowić uzasadnioną podstawę do rozwiązania umowy.

Wybór właściwej firmy audytorskiej

Proces wyboru firmy audytorskiej wymaga szczególnej uwagi na kwestie formalne i merytoryczne. Nie każdy podmiot może prowadzić działalność audytorską, dlatego jednostki muszą weryfikować uprawnienia potencjalnych audytorów przed zawarciem umowy.

Zgodnie z przepisami ustawy o biegłych rewidentach, firmą audytorską jest jednostka wpisana na odpowiednią listę prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego. W tej firmie badania sprawozdań finansowych muszą przeprowadzać wykwalifikowani biegli rewidenci posiadający odpowiednie uprawnienia.

Firma audytorska, która zawarła umowę o przeprowadzenie badania, ponosi pełną odpowiedzialność wobec jednostki za przeprowadzenie tego badania zgodnie z obowiązującymi standardami. Ta odpowiedzialność obejmuje zarówno aspekty merytoryczne, jak i formalne procesu audytorskiego.

Szczególną uwagę należy zwrócić na status biegłych rewidentw przeprowadzających badanie. Jeśli usługa zostanie wykonana przez biegłego rewidenta o statusie "niewykonujący zawodu" w imieniu podmiotu innego niż firma audytorska, taka usługa nie będzie stanowić prawdziwego badania sprawozdania finansowego w rozumieniu przepisów.

Kryteria wyboru firmy audytorskiej powinny obejmować:

• Weryfikację wpisu na liście firm audytorskich prowadzonej przez PANA
• Sprawdzenie kwalifikacji i doświadczenia biegłych rewidentów
• Ocenę znajomości specyfiki branży, w której działa jednostka
• Analizę referencji i dotychczasowych doświadczeń audytora
• Porównanie ofert cenowych przy zachowaniu standardów jakości

Praktyczne aspekty zawierania umów

Zawieranie umowy o badanie sprawozdania finansowego wymaga uwzględnienia wielu praktycznych aspektów, które mogą wpłynąć na skuteczność współpracy między jednostką a firmą audytorską. Właściwe przygotowanie umowy jest kluczowe dla uniknięcia problemów w trakcie procesu audytorskiego.

Umowa powinna precyzyjnie określać zakres badania, uwzględniając specyfikę działalności jednostki oraz wymagania prawne dotyczące badania sprawozdań finansowych. Szczególnie ważne jest określenie, czy badanie obejmuje tylko sprawozdanie jednostkowe, czy również skonsolidowane, jeśli jednostka wchodzi w skład grupy kapitałowej.

Terminy realizacji poszczególnych etapów badania muszą być realistyczne i uwzględniać możliwości organizacyjne obu stron. Firma audytorska potrzebuje odpowiedniego czasu na przeprowadzenie wszystkich niezbędnych procedur, podczas gdy jednostka musi dotrzymać ustawowych terminów publikacji sprawozdania.

Średniej wielkości przedsiębiorstwo produkcyjne planowało zawarcie umowy audytorskiej na początku grudnia. Firma audytorska zwróciła uwagę, że tak późny termin uniemożliwi udział w inwentaryzacji zapasów planowanej na koniec roku. W rezultacie konieczne było przyspieszenie procedur wyboru i zawarcia umowy do końca listopada.

Wynagrodzenie firmy audytorskiej powinno być określone w sposób transparentny, z uwzględnieniem wszystkich elementów składających się na ostateczną kwotę. Umowa może przewidywać wynagrodzenie ryczałtowe lub oparte na stawkach godzinowych, ale zawsze musi zapewniać firmie audytorskiej możliwość przeprowadzenia badania zgodnie z profesjonalnymi standardami.

Klauzule dotyczące odpowiedzialności stron wymagają szczególnej uwagi prawnej. Umowa nie może zawierać postanowień, które ograniczałyby odpowiedzialność firmy audytorskiej poniżej minimum określonego przez prawo, ani też nie może nakładać na audytora odpowiedzialności wykraczającej poza zakres jego obowiązków profesjonalnych.

Najczęstsze pytania

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, którym zazwyczaj jest zgromadzenie wspólników. Kierownik jednostki nie ma uprawnień do samodzielnego dokonania takiego wyboru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

W przypadku badania ustawowego umowa musi być zawarta na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Jedynie w przypadku dobrowolnych badań sprawozdań finansowych można zawierać umowy na krótsze okresy.

Brak udziału biegłego rewidenta w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych może wpłynąć na możliwość wyrażenia opinii bez zastrzeżeń. Audytor może być zmuszony do wyrażenia opinii z zastrzeżeniami lub w skrajnych przypadkach do odmowy wyrażenia opinii.

Nie, różnice poglądów w zakresie stosowania zasad rachunkowości lub standardów badania nie stanowią uzasadnionej podstawy do rozwiązania umowy o badanie sprawozdania finansowego. Taki przepis chroni niezależność audytora.

Należy sprawdzić czy firma znajduje się na liście firm audytorskich prowadzonej przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego, dostępnej na stronie https://pana.gov.pl. Tylko firmy wpisane na tę listę mogą legalnie przeprowadzać badania sprawozdań finansowych.

Koszty przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego w całości ponosi badana jednostka. Wynagrodzenie firmy audytorskiej powinno być precyzyjnie określone w umowie wraz z terminami płatności.