Akta osobowe pracowników - zasady prowadzenia w 2025 roku

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla każdego zatrudnionego pracownika, niezależnie od formy działalności czy wielkości przedsiębiorstwa. Ten obowiązek wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy i ma kluczowe znaczenie dowodowe w przypadku sporów pracowniczych. Akta osobowe stanowią fundament prawidłowej dokumentacji zatrudnienia i muszą być prowadzone zgodnie ze szczegółowymi zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Dokumentacja pracownicza służy nie tylko celom administracyjnym, ale przede wszystkim zabezpiecza interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy sporów sądowych, prawidłowo prowadzone akta stanowią nieoceniony dowód przebiegu stosunku pracy. Dlatego tak ważne jest zrozumienie wszystkich wymogów i zasad ich prowadzenia.

Struktura akt osobowych według przepisów z 2025 roku

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, akta osobowe każdego pracownika muszą składać się z pięciu odrębnych części, oznaczonych literami od A do E. Każda część ma ściśle określone przeznaczenie i zawiera dokumenty dotyczące konkretnego etapu czy aspektu zatrudnienia. Taki podział zapewnia przejrzystość dokumentacji i ułatwia zarządzanie nią.

Część A gromadzi wszystkie dokumenty związane z procesem rekrutacji i ubieganiem się o zatrudnienie. Część B zawiera dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu podczas całego okresu zatrudnienia. W części C znajdą się dokumenty związane z zakończeniem współpracy. Część D przeznaczona jest na dokumentację odpowiedzialności porządkowej, a nowo wprowadzona część E dotyczy kontroli trzeźwości i obecności środków odurzających.

Pracodawca może dodatkowo podzielić każdą część na mniejsze sekcje tematyczne, oznaczając je jako A1, A2, A3 itd. Taki podział jest szczególnie przydatny w przypadku obszernej dokumentacji lub gdy chcemy pogrupować dokumenty według rodzaju czy tematyki. Również w tych podsekcjach obowiązuje zasada chronologicznego układania i numerowania dokumentów.

Część A - dokumenty związane z rekrutacją

Część A akt osobowych gromadzi całą dokumentację związaną z procesem rekrutacji i kandydowania na dane stanowisko. Pracodawca może żądać od kandydata złożenia wypełnionego kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, który zawiera podstawowe informacje o kandydacie i jego kwalifikacjach.

Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy pracy stanowią ważny element tej części. Pozwalają one pracodawcy ocenić doświadczenie zawodowe kandydata i sprawdzić ciągłość jego kariery zawodowej. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy są niezbędne, gdy stanowisko wymaga specjalistycznej wiedzy czy uprawnień.

1. Sprawdź wymagania stanowiska pod kątem niezbędnych dokumentów
2. Przygotuj kwestionariusz dla kandydata do wypełnienia
3. Zbierz świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia
4. Zweryfikuj dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
5. Załącz świadectwo ukończenia szkoły najwyższego stopnia
6. Przeprowadź badania lekarskie i załącz orzeczenia
7. Sprawdź czy inne przepisy wymagają dodatkowych dokumentów

Świadectwo ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada kandydat, służy potwierdzeniu poziomu wykształcenia. Jest to szczególnie istotne gdy stanowisko wymaga określonego wykształcenia lub gdy poziom edukacji ma wpływ na wynagrodzenie czy możliwości awansu.

Skierowanie na badanie lekarskie oraz orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku są obowiązkowe dla wielu rodzajów pracy. Badania te mają na celu ochronę zdrowia pracownika i zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Kandydat może również z własnej inicjatywy przedłożyć dodatkowe dokumenty, takie jak świadectwa ukończenia kursów, szkoleń, certyfikaty czy dyplomy potwierdzające dodatkowe kwalifikacje i umiejętności zawodowe. Takie dokumenty wzbogacają profil kandydata i mogą być pomocne przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.

Część B - dokumentacja przebiegu zatrudnienia

Część B stanowi najobszerniejszą sekcję akt osobowych, gdyż gromadzi się w niej dokumentacja przez cały okres trwania stosunku pracy. Kluczowym dokumentem jest umowa o pracę, która musi być przechowywana w tej części wraz z ewentualnymi aneksami i zmianami. Jeśli został określony szczegółowy zakres obowiązków pracownika, również ten dokument należy włączyć do części B.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika zawiera rozszerzone informacje, które pracodawca może żądać po nawiązaniu stosunku pracy zgodnie z art. 22ą § 2 Kodeksu pracy. Pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, przepisami BHP i zakresem informacji objętych tajemnicą służbową również znajdzie swoje miejsce w tej części.

Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP potwierdza, że pracownik został odpowiednio przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi dokumentują stan zdrowia pracownika i jego zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Część B zawiera również dokumenty związane z uprawnieniami rodzicielskimi. Należą do nich oświadczenia pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, prawach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 oraz prawach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14. Dokumenty związane z urlopsami macierzyńskimi, rodzicielskimi i wychowawczymi również znajdą tu swoje miejsce.

W tej części przechowuje się także umowy o zakazie konkurencji, dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych oraz nagrodami. Pisma dotyczące urlopów bezpłatnych, zmian wymiaru czasu pracy czy indywidualnego rozkładu czasu pracy również należą do części B.

Pracownik złożył wniosek o pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy ze względu na opiekę nad małym dzieckiem. Pracodawca przygotował aneks do umowy o pracę oraz odpowiednie potwierdzenia. Wszystkie te dokumenty, wraz z wnioskiem pracownika i korespondencją w tej sprawie, zostały włączone do części B jego akt osobowych, dokumentując zmianę warunków zatrudnienia.

Pracodawca ma również obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy. Dokumentacja świadczeń związanych z tymi zdarzeniami również należy do części B akt osobowych.

Część C - dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia

Część C akt osobowych gromadzi dokumentację związaną z ustaniem stosunku pracy. Podstawowym dokumentem jest oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, które dokumentuje sposób i przyczynę zakończenia współpracy. Kopia świadectwa pracy wydanego pracownikowi również musi znaleźć się w tej części jako potwierdzenie prawidłowego zakończenia formalności.

Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z postępowaniem egzekucyjnym dokumentuje ewentualne procedury egzekucyjne prowadzone wobec pracownika. Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeśli została zawarta między stronami, również należy do tej części.

Wszystkie dokumenty w części C muszą być ponumerowane i ułożone chronologicznie, podobnie jak w pozostałych częściach akt. Prawidłowe dokumentowanie zakończenia stosunku pracy ma kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia interesów obu stron i może być istotne w przypadku ewentualnych sporów czy kontroli.

Część D - odpowiedzialność porządkowa

Czwarta część akt osobowych przeznaczona jest na dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Znajdą się tu odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z karami porządkowymi nałożonymi na pracownika.

Wprowadzenie odrębnej części D znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją kar porządkowych, szczególnie w kontekście obowiązku usuwania informacji o karze po roku nienagannej pracy pracownika. Takie usunięcie musi być skuteczne i nieodwracalne, co jest łatwiejsze do wykonania gdy dokumenty są wyodrębnione.

• Odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową
• Dokumenty uzasadniające nałożenie kary
• Korespondencja związana z postępowaniem dyscyplinarnym
• Odwołania pracownika od nałożonych kar
• Dokumenty potwierdzające wykonanie kary

Przepisy przewidują automatyczne usuwanie informacji o karach porządkowych z akt osobowych po upływie roku nienagannej pracy pracownika. Oznacza to konieczność systematycznego monitorowania terminów i usuwania przedawnionych dokumentów z części D akt.

Część E - kontrola trzeźwości i środków odurzających

Najnowsza część E akt osobowych została wprowadzona w związku z nowymi przepisami dotyczącymi kontroli trzeźwości pracowników i kontroli obecności środków działających podobnie do alkoholu. W tej części przechowuje się dokumentację wszystkich takich kontroli przeprowadzonych przez pracodawcę lub uprawnione organy.

Informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę na podstawie art. 22ąc § 6 Kodeksu pracy stanowią podstawowy element tej części. Podobnie informacje o badaniu stanu trzeźwości przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego zgodnie z art. 22ąd § 10 Kodeksu pracy.

Pracodawca otrzymał zgłoszenie o podejrzeniu, że pracownik stawił się do pracy pod wpływem alkoholu. Przeprowadzono kontrolę trzeźwości zgodnie z procedurami, a wyniki wraz z całą dokumentacją zostały włączone do części E akt osobowych pracownika. Dodatkowo, gdy sprawę badała policja, informacje z tego badania również trafiły do tej samej części akt.

Część E obejmuje również dokumentację kontroli pracownika na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonych zarówno przez pracodawcę (art. 22ąc § 10 i art. 22ąe § 2 Kodeksu pracy), jak i przez uprawnione organy (art. 22ąd § 10 i art. 22ąf § 2 Kodeksu pracy).

Elektroniczne prowadzenie akt osobowych

Nowoczesne przepisy umożliwiają pracodawcom prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej, co stanowi znaczące ułatwienie w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Pracodawca może samodzielnie zdecydować, czy chce prowadzić akta w formie papierowej, elektronicznej, czy mieszanej.

Forma mieszana pozwala na elastyczne podejście - można kontynuować prowadzenie akt dotychczasowych pracowników w formie papierowej, a dla nowych pracowników wprowadzić system elektroniczny. Takie rozwiązanie umożliwia stopniowe przejście na nowoczesną formę dokumentacji bez konieczności jednorazowej digitalizacji całego archiwum.

Do prowadzenia akt w formie elektronicznej niezbędne jest oprogramowanie spełniające wymagania techniczne określone w rozporządzeniu. Każdy dokument w systemie elektronicznym musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną, co zapewnia autentyczność i integralność dokumentacji.

Elektroniczna forma akt oferuje wiele korzyści, takich jak łatwość wyszukiwania dokumentów, automatyczne tworzenie kopii zapasowych, oszczędność miejsca oraz możliwość szybkiego udostępniania dokumentów uprawnionym osobom. Jednak wymaga także inwestycji w odpowiednie oprogramowanie i szkolenie personelu.

Bezpieczeństwo i przechowywanie akt osobowych

Akta osobowe pracowników, niezależnie od formy prowadzenia, wymagają szczególnej ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych. Zawierają one poufne informacje osobowe, których ujawnienie mogłoby naruszyć prywatność pracowników i narazić pracodawcę na odpowiedzialność prawną.

Akta w wersji papierowej należy przechowywać w pomieszczeniach zabezpieczonych przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz nieautoryzowanym dostępem. Szczególną uwagę należy zwrócić na odpowiednią wilgotność i temperaturę, które mogą wpływać na trwałość dokumentów. Pomieszczenia przechowywania powinny być wyposażone w systemy kontroli dostępu.

Elektroniczne akta wymagają równie rygorystycznych środków bezpieczeństwa. Systemy informatyczne muszą być zabezpieczone hasłami, szyfrowane i regularnie aktualizowane. Dostęp do elektronicznych akt powinien być ograniczony do osób upoważnionych i monitorowany przez systemy logowania.

Backup i archiwizacja danych stanowią kluczowe elementy bezpiecznego przechowywania akt. Kopie zapasowe powinny być tworzone regularnie i przechowywane w bezpiecznych lokalizacjach, najlepiej poza głównym miejscem przechowywania oryginałów. W przypadku elektronicznych akt, kopie zapasowe powinny być testowane pod kątem możliwości odzyskania danych.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Przepisy określają różne okresy przechowywania akt osobowych w zależności od daty zatrudnienia pracownika. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od roku następnego po ustaniu stosunku pracy. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej obowiązuje nadal okres 50 lat.

Ustawodawca przewiduje możliwość skrócenia okresu przechowywania z 50 do 10 lat dla pracowników zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem, jednak wymaga to spełnienia dodatkowych warunków. Pracodawca musi przesłać do ZUS odpowiednie oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.

• Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku - 10 lat
• Pracownicy zatrudnieni przed 1999 rokiem - 50 lat
• Pracownicy zatrudnieni między 1999-2018 - 50 lat z możliwością skrócenia do 10 lat
• Dokumentacja wypadków przy pracy - okresy odrębne
• Dokumentacja chorób zawodowych - okresy odrębne

Różne okresy przechowywania wymagają od pracodawcy prowadzenia precyzyjnej ewidencji terminów zniszczenia akt. Warto prowadzić kalendarz terminów i systematycznie przeglądać archiwum w celu identyfikacji akt, które można już zniszczyć. Zniszczenie powinno następować w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartości dokumentów.

Najczęstsze pytania

Tak, obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy wszystkich pracodawców niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Nawet jeśli zatrudniasz tylko jedną osobę, musisz założyć i prowadzić dla niej kompletne akta osobowe zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Tak, przepisy w pełni dopuszczają prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej. Wymagane jest jednak oprogramowanie spełniające wymogi techniczne oraz opatrywanie dokumentów podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną. Można też wybrać formę mieszaną, łącząc dokumentację papierową i elektroniczną.

Pracodawca może żądać tylko tych danych, które są niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa lub które są potrzebne do wykonywania pracy. Jeśli dane nie są wymagane przepisami, pracownik może odmówić ich podania. Należy dokładnie sprawdzić podstawę prawną żądania każdej informacji.

Informacje o karach porządkowych należy usunąć z akt osobowych po upływie roku nienagannej pracy pracownika. Usunięcie musi być skuteczne i nieodwracalne. Jeśli pracownik otrzyma kolejną karę przed upływem roku, okres liczenia zaczyna się od nowa.

Akta osobowe mogą być udostępniane tylko w ściśle określonych przypadkach przewidzianych prawem, takich jak kontrole Państwowej Inspekcji Pracy, postępowania sądowe czy administracyjne. Udostępnienie akt osobom nieupoważnionym stanowi naruszenie ochrony danych osobowych i może skutkować odpowiedzialnością prawną.